訪問データ登録サービスしてくれる名刺管理ソフト「名刺秘書」

名刺管理システムを導入するには、当然ながら名刺データをシステムに登録しなければいけない。入力を外部に依頼する方法もあるが、それには郵送などで名刺を一度郵送しなければならず、個人情報のセキュリティ面で不安という声も多い。

しかし実は、会社にスタッフが来てデータ登録を行ってくれる“訪問型”のサービスがある。これは、時間に追われるビジネスマンやセキュリティがネックとなってシステム導入が行えない企業に朗報となりそうだ。

一覧で必要な情報が確認できる

名刺秘書の持つ一番の特徴は、訪問してデータ登録を行ってくれるサービスだ。しかしいくら訪問してくれても、システム自体が機能しなければ意味がない。そこで、システムの使い勝手や機能を検証してみた。

試しに1件名刺を登録してみると、画像・文字ともにとても見やすい印象。背景が白なので、画像もしっかりと目立つ。一覧の時点ですでに連絡先など必要な情報が表示されており、すぐに内容が確認できる。
メニューは左に並び、名刺データの一覧は右に表示される。名刺一覧は絞り込みもできるが、一覧の表示を切り替えてもメニューはそのまま。そのため、操作のたびにページを切り替えるといった手間はない。

データは手間のないCSVでの一括登録

名刺データの登録は、Web上からCSVで一括登録する。登録可能な情報は、画像の通りだ。

画像も追加可能だが、CSVと同時には登録ができない。そのため、1つずつ後から登録していくようになる。一括登録を行うと画像を登録する先のデータを探す必要も出るので、その点は少し面倒になるかもしれない。とはいえ訪問登録も利用できるので、コストと手間を考えて上手く利用すれば問題ないだろう。

利用者に合せたデータ登録代行サービス

データ登録を依頼する際には、別途料金が加算される。これはどの入力代行サービスでも同様だが、「名刺秘書」は事務所まで名刺をスキャンしにしてくれるという点が大きなポイントだろう。
依頼にはある程度まとまった量が必要だが、料金は1枚14円。ただし逆に訪問してほしくないという場合には、郵送スキャンやクラウドへ画像をアップしての登録も対応してくれる。利用環境によって、この柔軟性は助かるだろう。

メールの一括送信などもシステム上から行う事ができる

名刺秘書にメールアドレスを登録しておけば、そのアドレス宛にメールの送信ができる。

メールは個人宛はもちろん、登録されている人全員への一括送信も可能。またあらかじめグループ宇を設定しておけば、グループ単位でそこに含まれる全員に送信することもできる。社内メールや営業メール、プロジェクト単位での連絡などに、グループメールは活用のシーンがありそうだ。
意外に嬉しいのは、メールの履歴確認。こうしたシステムでは「送って終わり」というケースも多いので、履歴が記録されるのはユーザー目線で有り難い。

まとめ

名刺秘書は、機能性と操作性のバランスが取れた名刺管理システムといえる。ただ一番の特徴は、やはり訪問でのデータ登録サービスだろう。自分で登録するとデータと画像とを別で入力する手間もあるが、依頼すればアップした画像データをスタッフが登録してくれる。多忙なビジネスマンであれば、是非お勧めしたい。
またセキュリティに関しても、名刺秘書はJAPHICの個人情報保護会員認定を受けている。そのため、安心してデータ登録を任せられるだろう。

メール配信機能も充実しているので、DM配信や社内通知など、特に複数の相手へメールを送ることが多い方にマッチしている。さらにスマートフォンからの情報閲覧やGoogleMapでの所在地確認などにも対応し、思った以上に高機能なシステムだった。

他ソフトの分かりやすい比較表はこちら