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名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理サービス「メイシー」とは?機能やメリット

投稿日:2017年11月08日  最終更新日: 2017年12月25日
名刺管理サービス「メイシー」の機能やできることをご紹介します。

ビジネスにおいて名刺交換は必須といっても過言ではありません。そのため、どんどん名刺がたまっていく方も多いのではないでしょうか。名刺の管理をおざなりにしていると、いざというときに「目的の名刺が探せない」「営業活動に活用しにくい」などのデメリットが発生します。そのため、効率よく営業活動を行うためにも、名刺管理は行うべきだといえるでしょう。

そこで今回は、名刺を管理するソフト「メイシー」についてご紹介します。機能やメリットを中心に解説するので、導入を考えている方は参考にしてみてはいかがでしょうか。

メイシーとは?

メイシーとは、株式会社もぐら(以下、もぐら)が提供している名刺管理サービスです。メイシーは以下のような特徴があります。

名刺の入力について

たまった名刺を封筒に入れてメイシーの事務所へ送付する、またはスマートフォンで撮影するだけで、メイシーのスタッフがデータ入力を行ってくれます。データ入力は1枚25円、スキャンは1枚10円(どちらも税抜)で行うことができます。

「名刺を送るのもスマートフォンでスキャンするのも手間」と感じる方には、出張スキャンサービスがオススメ。東京23区内が対象で、スタッフ1名につき700円の交通費を支払うことで利用できます(別途スキャン料金がかかります)。依頼できる最低枚数は500枚からなので、名刺をためてしまってスキャンが追いつかない方にもオススメです。「名刺は常に手元に置いておきたい」という理由から、メイシーの事務所へ名刺を送れない方も利用されているようです。

※料金はすべて2017年10月時点のものです。

名刺の確認について

名刺情報は、社内のパソコンや外出先のスマートフォンから確認できます。特に移動中は、商談相手の会社住所や部署、役職などの情報をチェックする必要があります。そのため、スマートフォンから情報を確認できるメイシーを利用することによって、効率的に動くことが可能です。

名刺の共有について

メイシーの大きな特徴のひとつとして、社内で名刺を共有できることが挙げられます。社内で名刺を共有することで、人脈を広げられるメリットが得られます。「新規顧客だと思ったら、すでに取引先だった」などの事態も避けられるでしょう。

メイシーの機能

メイシーには、効率よく名刺を管理するためのさまざまな機能があります。そこで、特に利便性が高い機能について紹介していきます。

名刺管理・整理機能

名刺を管理・整理するための機能には、以下のようなものがあります。

名刺検索

氏名や会社名だけではなく、メールアドレスや会社URL、役職、住所、メモなどから名刺を検索できます。1文字から検索が可能なため、名前や会社名などがあやふやな場合にも、見つけ出しやすいのが特徴です。

全員の名刺検索

自分が登録した名刺だけでなく、社内のスタッフ全員が登録した名刺の検索も可能です。そのため、社長や部長などの役職者の人脈を知ることができ、営業活動に役立てられます。

ラベル機能

データ化した名刺に、取引先やプロジェクトごとのラベルをつけることによって、名刺が管理しやすくなります。ラベルをつけた名刺が一覧で出てくるため、プロジェクトメンバーに連絡をする際にも便利です。

名寄せ機能

名寄せ機能とは、同一人物の名刺が複数ある場合に、最新の名刺情報に統一できる機能です。そのため、「それぞれの名刺で部署が違う、住所が違う」などの混乱を防げます。

名刺詳細表示

「メイシーのスタッフが入力した名刺データにほかの情報を付け加えたい」「名刺画像を新しいものに変更したい」といった場合は、いつでも無料で詳細表示画面から変更ができます。わざわざメイシーに連絡をする必要がないため、手間になりません。

名刺情報簡単利用機能

名刺情報を利用するための機能は、以下のようなものがあります。

地図表示

名刺データに記載された住所をクリックすると、地図での検索・表示が可能です。わざわざ住所をコピー&ペーストして検索にかける必要がないため、時間を効率的に使えます。

乗り換え経路

名刺データに記載された住所の情報から、経路情報をワンクリックで確認できます。また、乗り換えも表示されるので、商談先への行き方を簡単に調べられます。

会社HP

名刺のデータに記載された会社URLをクリックすると、会社HPが表示されます。検索に時間をかけないため、「次の商談相手の会社情報を早急に知りたい」といった場合にも便利です。

メール送信・リスト作成機能

メール送信・リスト作成をするための機能は、以下のようなものがあります。

Gmail設定機能

メイシーから個別メールを送るとき、自動でGmailが開くようになっています。Gmailを使っている方にとっては、設定をしなくても自動で開いてくれるのはうれしい機能ではないでしょうか。

一斉メール送信機能

メイシーで絞り込んだ一部のリストやデータ化した全員に対して、一斉にメールの送信ができます。そのため、展示会などで名刺交換をした相手へのサンクスメールや、年末年始・夏季休業などの業務連絡も簡単に送れます。

また、個別に配信解除リンクを付けられるので、一斉送信メールを受け取りたくない人に誤って送ってしまうことを防ぐことができます。

そのほか、配信する日時予約も可能。そのため、送信時間になるまでパソコンの前で構えている必要はありません。

テンプレート登録機能

メイシーの中に、メールのテンプレートを登録しておくことが可能です。それぞれの名前も差し込みできます。ひんぱんに使う文章を登録しておくことで、一から文章を書く必要がなくなります。

メイシーのメリット

便利な機能が多いメイシーは、メーカーやIT企業まで、さまざまな会社に導入されています。では、メイシーにはどのようなメリットがあるのでしょうか。大きく分けて3つご紹介します。

1.検索しやすい

メイシーの大きな特徴のひとつとして、使いやすさが挙げられます。Googleを使うような感覚で利用できるため、初めての方でも名刺の検索において直感的な操作が可能です。

あっという間に名刺データの検索ができ、一気通貫してメール送信まで行えます。メイシーを提供しているもぐらは、「1年の時間をかけて、使いやすさを開発してきた」と言っています。また、これからも開発を続けるとしているため、さらなる使いやすさが期待できるでしょう。

2.スマートフォンからでも操作が簡単

社内のパソコンだけでなく、スマートフォンで閲覧・検索できるのも大きなメリットです。

「商談時間に遅れそうだから、相手に電話したい」「商談時間が近づいているのに、道に迷ってしまった」という経験はありませんか?

そのようなときにメイシーを利用していれば、名刺情報を検索して、そのまま電話番号や地図を表示できます。外出先でも簡単に操作できるので、商談準備に手間取ることはないでしょう。スマートフォンの小さい画面上でもストレスなく利用できます。

3.効率よく名刺が管理できる

メイシーには、ラベル機能や名寄せ機能、名刺詳細表示機能など、さまざまな名刺管理機能があります。これらを活用することによって、効率よく名刺を管理できるのがメリットです。「名刺をどこに置いたか忘れた」「名刺が多すぎて欲しい情報が見つからない」といった悩みを解決できるでしょう。

また、会社HPや経路、乗り換えなどを検索したり、一斉メールを送信したりできるので、業務の効率化が実現します。効率化によって空いた時間は、成約率アップの秘策を練るなど、売上を伸ばすために使ってみてはいかがでしょうか。

まとめ

メイシーは、社内の名刺の一元管理を叶えた便利なサービスです。今まで名刺の管理ができずに情報がバラバラになってしまっていた場合は、特にオススメします。

また、メイシーは業界最安値宣言をしています。他社の見積もりと比較してメイシーの方が高ければ、値下げの交渉も可能です。そのため、予算が厳しいスタートアップなどの企業も、一度相談してみてはいかがでしょうか。

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