名刺管理で見なおす働き方改革

多くのビジネスパーソンが捨てることにためらう”名刺” すっきり整理整頓術をご紹介

投稿日:  最終更新日: 2019年11月07日
平成最後の年始、すっきり仕事を始めるためにオフィスの掃除をしましょう。その際にビジネスパーソンが最も捨てられない”あるもの”とは何でしょうか。

はじめに

仕事始めを清々しく迎えるためにも、新年一発目にオフィスの大掃除は欠かせません。ビジネスパーソンが捨てるか否を迷うものの中に「もらった名刺」があります。

名刺を捨てられず困っているあなたに名刺整理術をご紹介します。

もらった名刺を捨てられない!

クラウド名刺管理サービスを提供するSansan株式会社による、ビジネスパーソン500人を対象とした『オフィスの大掃除や断捨離についての意向調査』によると、約7割のビジネスパーソンが「捨てられないもの」があり、困った経験があると回答しています。その中でも、捨てることを迷ったものは「もらった名刺」と答えた人は約65%にものぼります。これは、「紙の書類」の約63%を超え、トップの結果に。「連絡するときに必要だから、必要になるかもしれないから」が理由として、多く見受けられました。

その一方で、「どうすれば名刺を捨てられるか?」の問いには、7割以上の人が「簡単にデータ化できれば捨てられる」と回答しており、名刺を捨てるにはデータ化が必要であることが調査結果からわかります。

おすすめの名刺整理術

名刺をデータ化するとしても、どうやってすればいいのか?一番簡単な名刺整理術を紹介します。

名刺管理サービス

最も簡単、かつ、早いのが名刺管理サービスを利用する整理方法です。スマートフォンのカメラや専用スキャナから名刺情報を読み取り、データ化することができます。データ化された名刺情報は名前や会社名から検索することができるので、ほんの数秒で欲しい人物データをみることができます。

また、名刺管理サービスには簡単に名刺を検索できるだけでなく、ビジネスパーソンに役立つ様々な機能があります。特に優れている名刺管理サービスを紹介します。

企業に一番選ばれている名刺管理サービス 「Sansan」

企業に一番選ばれている名刺管理サービス 「Sansan」

 

数多くの名刺管理サービスがある中で、業界シェアが82%を占める、最も企業に利用されているのが「Sansan」です。

名刺を管理できる他に、優れた機能がたくさんあります。

①年賀メールも手間なく簡単に送れる、メール配信機能

Sansanで名刺情報を登録すると、登録されたメールアドレス宛にメールを送ることができます。特にSansanのメール配信機能の特長は、返信率の高さです。今の時期、年賀状の代わりにメールでご挨拶しようと思っている方も多いのではないでしょうか。そのような場合、名刺交換した担当者を差出人として、個別メール同様の体裁で複数のお客様に対し、一括配信で時季の挨拶をすることができます。正確にデータ化された名刺情報を利用するので、誤字や役職の変更時も見逃しません。

新年の挨拶など、季節折々の挨拶をする際に非常に便利な機能です。

②すぐに情報をキャッチできる人事異動ニュース

Sansanには、日経WHO’S WHO人事異動情報のデータベースをもとに名刺交換をした相手に関する情報を自動で受け取れる機能があります。これにより、新年度の大規模な人事異動情報も細かくキャッチすることができ、昇進祝いや担当者の異動による後任の紹介依頼など、先手を打ったアプローチが可能になります

その他にも、便利な機能がたくさんあります。もっと知りたい方はこちらからご覧ください。

200万人ものビジネスパーソンに利用されている名刺管理アプリ「Eight」

200万人ものビジネスパーソンに利用されている名刺管理アプリ「Eight」

友人や同僚に利用を進められたこともある方がいるかもしれません。既に多くのビジネスパーソンが利用している名刺管理アプリのEightはビジネスのためのSNSとして有名です。

 

①有用な情報が流れてくるフィード機能

Eightでは、自分が名刺交換をした相手の会社情報や名刺情報の変更、相手の知人の情報まで受け取ることができます。名刺交換をした人の繋がりを知ることで、人脈を広げるきっかけになったり、自分の知人のそのまた知人が実は既に面識があることが判明したりすることがあるかもしれません。 また、フィード機能に自社の新しい情報を載せて商品アピールをしたり、逆に、名刺交換した人の会社の新情報をいち早くキャッチしたりすることも可能です。 その他、フィード機能を上手く利用すれば、名刺交換をしたものの、しばらく連絡を取っていなかった方に対して、改めてアプローチするきっかけが見つかりやすくなるかもしれません。 利用次第でさまざまな活用方法が考えられそうです。

 

②スキャン環境の充実

スマートフォンのカメラで名刺を読み込めることはもちろんですが、まとめて名刺をスキャンできる、「どこでもスキャン」というサービスを用意しています。全国のワーキングスペースやカフェにEight専用高速スキャナが設置されており、ここに名刺を持っていけば、まとめてデータ化できます。スキャナの利用は無料、丁寧な操作マニュアルもあり、操作も簡単です。それ以外にも、専任スタッフがオフィスや自宅に伺い、スキャンの代行を行ってくれるサービスや、名刺を指定の住所に郵送すれば、スキャンしてくれるサービスもあります。

所有している全ての名刺が簡単に登録できるため、Eightをスムーズに使い始めることが可能です。

他にも独自の機能を持つ名刺管理のサービスはたくさんあります。ぜひ、名刺管理サービスを比較検討したい方はこちらから。

Excelファイル管理

名刺を管理することに、コストをかけるのは少し・・・、と思っている方にExcelファイルで名刺情報を保存することをお勧めします。

Excelは会社のパソコンに必ずと言って良いほどインストールされている非常にポピュラーなソフトのため、操作方法にも馴染みがあり、データを蓄積するのに役立ちます。Excelでの名刺管理に便利なフォーマットはこちらからダウンロードください。

ただ、名刺交換枚数が多い方は手入力にかなりの時間を要するため、名刺管理サービスの利用を検討するのが良いでしょう。

さいごに

名刺のデータ化にぴったりのサービスやおすすめの手法をご紹介しました。多くのビジネスパーソンが捨てることに迷う名刺、平成最後の年末に思い切って整理をし、すっきりとした心持で新年をスタートさせましょう。

この記事の情報は2019年11月07日のものです

名刺管理の関連資料

名刺管理を行う上で役に立つ資料を用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

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