名刺管理で見なおす働き方改革

個人の名刺管理アプリ情報が法人用に移行できる!?主なサービスと企業管理のメリット

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名刺情報をデータ化して管理・活用する時代が当たり前になった昨今、社内で情報を共有し、新たなビジネスチャンスにつなげる企業も増えています。しかし、個人用名刺管理アプリが普及したこともあり、法人として導入するより先に、こうし…

個人の名刺管理アプリ情報が法人用に移行できる!?主なサービスと企業管理のメリット

名刺情報をデータ化して管理・活用する時代が当たり前になった昨今、社内で情報を共有し、新たなビジネスチャンスにつなげる企業も増えています。しかし、個人用名刺管理アプリが普及したこともあり、法人として導入するより先に、こうしたサービスを利用している社員が多い企業も少なくありません。そうなると、データの移行が導入の大きな障壁になる可能性があります。

しかし法人用名刺管理サービスのなかには、実は個人用名刺アプリの情報を移行できるものがあります。これまでの資産をさらなるビジネスチャンスにつなげるためにも、今回は企業管理のメリットと、個人の名刺管理アプリ情報を移行できる主な法人用サービスについてご紹介します。

これまでの管理法から見る「名刺を企業管理すること」のメリット

これまでの管理法から見る「名刺を企業管理すること」のメリット

企業が名刺情報を取りまとめて管理することで生まれるメリットには、主に以下が挙げられます。

  • 社内の人脈を共有化することで新しいビジネスチャンスが生まれる
  • 個人情報を一括で管理できる
  • 名刺管理が円滑に進み業務改善につながることがある

社内の人脈を共有化することで新しいビジネスチャンスが生まれる

企業で名刺管理することで、これまで個人に任されていた名刺情報活用の幅が大きく広がり、大きなビジネスチャンスをつかめる可能性が高くなります。

いつからか、日本のビジネスシーンでは名刺交換が当たり前の行為となっていますが、その管理は長らく社員個人に任されていました。その結果、名刺が企業単位で活用できず、場合によっては社員が退職した時に、顧客情報も一緒に持っていかれるという事例も数多く起こっていました。これらはひとえに「名刺は企業の資産である」という認識が、企業にも社員にもあまりなかったことが一因だと考えられます。

ビジネスのなかでやり取りされた名刺は企業の資産です。特に個人情報は、お金では買うことが難しい貴重なものであり、ビジネスチャンスを広げる上では重要なものとなります。

例えばSansanの導入事例でも、「名刺情報によって人脈が見える化できた」「新規営業先を開拓することができた」という声は少なくありません。名刺情報を活用できるかどうかで、ビジネスの可能性は大きく変わると言っても過言ではないでしょう。

Sansan導入事例はこちら

個人情報を一括で管理できる

忘れられがちですが、名刺情報は個人情報です。個人情報漏えいが大きな問題に発展する可能性が高い昨今、名刺情報の漏えいもリスクのひとつといえます。

しかし、名刺を鍵の掛かったロッカーに保管するなど、厳重に管理している社員はそれほど多くないのが現状でしょう。情報漏えいのリスクを減らすという点でも、全社で名刺情報を管理することは大きな意味があるといえます。

名刺管理が円滑に進み業務改善につながることがある

名刺をデータ化して管理する場合、企業で名刺管理を行うことは、社員一人ひとりの業務効率化につながる場合も少なくありません。

個人で紙の名刺を管理しようとすると、どうしてもファイリングやデータ化の手間がかかります。例えば一枚の名刺をファイリング、またはデータ化するのに30秒かかった場合、100枚の名刺を管理するのに50分かかる計算になります。8時間勤務の方の場合、名刺管理だけで8分の1の時間を費やすことになるのです。

さらに紙の名刺の場合は探す手間もかかります。それらを考えると、途方もない時間を名刺に費やしていることがお分かりいただけると思います。

その点、名刺をデータ化すれば、検索の手間を大幅に削減することができます。また、名刺管理サービスによっては、名刺を撮影するだけでデータ化出来るものもあるので、整理の時間を大きく削ることができるのです。

実際にSansanを導入した企業様のなかには、業務改善を実感されている方も多くいらっしゃいます。企業で一斉にデータ化を推進することで、社員一人ひとりの生産性をあげることができるのです。

Sansan株式会社 名刺管理の負荷を軽減したい課題を解決した事例

データ移行に対応した主な法人向け名刺管理サービス

データ移行に対応した主な法人向け名刺管理サービス

数多くのメリットがある一方、企業で管理することにはデメリットもあります。そのひとつが「社員が個別で名刺管理サービスを利用しており、法人での導入に後ろ向きである」という点です。

しかし、実は法人の名刺管理サービスのなかには、一部のデータを法人用サービスに移行できるものもあります。ここでは主なサービスについてご紹介します。

Sansan

SansanにはほかのサービスのデータをCSVで一括インポート(取り込み)できる機能があります。インポート専用フォーマットを使用する必要があるので、例えば名刺画像など、その中に含まれていない項目については取り込むことはできませんが、一度に10,000行まで登録が可能です。これならExcelデータで名刺情報を管理していた社員にも、使用を促しやすくなるはずです。

Sansanの場合、本来であれば名刺の登録枚数に応じて料金が加算される契約形態となっていますが、インポートデータはカウント対象になりません。料金面で負担がないというのはうれしいポイントではないでしょうか。

移行できる項目

移行できる主な項目は以下のとおりです。

  • 会社名
  • 氏名
  • 名刺交換日
  • 部署名
  • 役職名
  • メールアドレス
  • 住所
  • 電話番号
  • URL
  • メモ(2,000字まで)
  • タグ

詳しい情報や手順については、以下サイトをご覧ください。

Sansan サポートセンター 名刺データをインポートする

移行の際の注意点

登録にはシステム管理者権限が必要になるため、社員の名刺情報をどこかで取りまとめて移行する必要があります。

またインポートしたデータは即時反映されるわけではないため、通常のスキャンによる登録同様、若干のタイムラグが発生します。目安は大体1,000件で30分程度となっていますがインポート後にメールが来るので、パソコン画面の前で待ち続ける必要はありません。

参考:Sansanサポートセンター よくある質問

参考:Sansanサポートセンター 名刺データをインポートする

CAMCARD BUSINESS

Excelデータを使って名刺情報をインポートすることができます。Sansan同様、インポートの際には標準テンプレートが必要となります。また、個人版CAMCARDを利用している場合は、法人版サービスにアカウントを追加するという形で移行することが可能です。

Excelで移行できる主な項目

  • 氏名
  • ニックネーム
  • タグ
  • 会社名
  • 住所
  • URL
  • 記念日
  • ノート

Excelで移行する際の注意点

インポートできるのは「xlsx」形式のデータのみとなります。CSVや「xls」データは移行できないので、「xlsx」形式へデータを変換する必要があります。

参考:CAMCARD BUSINESS サポートページ 名刺をExcelからインポートする

個人版から法人版への移行のポイントと注意点

移行のためには、今まで使用していた個人版ユーザーアカウントを、法人版に加える(ユーザーを招待する)という形を取る必要があります。アカウント設定が変わるだけなので、ほとんどの情報が移行可能となります。

個人版から法人版への移行の際の注意点

管理者側だけでなく、社員でも操作が必要となります。煩雑な操作ではないため、負担にはなりにくいですが、社員が操作を完了しないと、移行できないというデメリットがあります。

また、アカウントを加えるという形になるので、継続して個人版として独立使用できないという点も考慮しておいたほうがよいかもしれません。

参考:CAMCARD BUSINESS サポートページ 個人版の名刺を法人版に移行したい

おわりに

名刺情報を企業で管理することで、ビジネスの可能性は大きく広がります。すでに社員個々で名刺管理サービスを利用している場合は、ほかのデータを移行できるものを導入することで、利用を促すことができます。SansanやCAMCARD BUSINESSなどを利用して、ビジネスに新たな可能性を見出してみませんか。

この記事の情報は2019年11月08日のものです

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