名刺管理とは?名刺管理がはじめての方へ - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

名刺管理から働き方を変え、収益を最大化する

名刺管理とは?名刺管理がはじめての方へ

投稿日:2015年10月27日  最終更新日: 2017年09月21日

【名刺管理】という言葉を最近よく聞くようになりました。

それは個人で利用するものだけでなく法人で利用するものまで種類は多岐にわたります。

自分も名刺管理を始めようかなと思っても、こんなにたくさんのアプリやソフトがあってはどれを選んで使ったらいいのか分からない。そもそも名刺管理ってなんなのか分からない。

そういう方もいらっしゃるかと思います。

そこで本稿では、はじめての方にも分かりやすく名刺管理をご紹介します。
既にご存知の方も、「そうそうこういうものなんだよなあ」と再確認していただけたり「そういう機能もあったのか」というような新しい発見に繋がればと思います。

名刺管理サービス国内トップシェアのSansanから見る名刺管理方法はこちら

名刺交換

 

名刺管理とは

では、名刺管理とはそもそも何なのでしょう。

それは「名刺を管理すること」です。

一言で言うとそのままなのですが、これがもたらす効果はとても大きいです。

みなさん名刺を交換した後ってその名刺をどうしていますか?

名刺ホルダーに入れたりファイリングをしたり、名刺入れの中に入れたりまとめて机の引き出しにしまったり、様々だと思います。

これも名刺管理にあたります。しかし現在広く使われている名刺管理は、紙で保存している名刺をデータ化して携帯やパソコンに保存してしまおうという意味のものが多くなり、個人・法人問わず注目されてきています。

また、紙のままでの名刺管理をアナログ名刺管理、データ化してする名刺管理をデジタル名刺管理と呼んでいる場合があります。

デジタル名刺管理をする目的

目的は一般的に大きく分けると、
1、名刺を探しやすくする
2、かさばっている名刺をどうにかしたい
3、名刺情報を共有する
の3つになります。

デジタル名刺管理をすることにより、あとで必要なときに、必要な情報をすぐ探し出せるようになります。

紙で管理している時は、探す時にその人の名刺がどこにあるか分からない、探すのに時間がかかるという場合がありますが、デジタルで管理をすれば検索は数秒で済むのです。同時に今までかさばっていた名刺もデータ上で管理されるので紙の名刺を残しておく必要がありません。(しかし、重要度に応じて残しておいた方がいい名刺もあります。)

また、主に法人で使用されているクラウド名刺管理と言われているものがありますが、こちらは上記に加え、社内で名刺情報の共有や営業管理などを目的としています。

名刺管理がもたらす効果は企業の規模によっても異なります。詳しくはこちら↓の記事をご確認ください。

名刺管理アプリを使って名刺管理

名刺管理アプリはスマートフォンでダウンロードして使える名刺管理アプリです。冒頭でご紹介しましたとおり、名刺管理は個人でする場合と法人でする場合の2パターンに分かれます。名刺管理アプリを使う場合は両方使えますが、主に個人で使う場合に適しており、自分が持っている名刺を整理したい、外出先で社内の名刺情報を見たい、そういう人にピッタリです。個人の名刺管理も近頃主流になっており、国内でシェア1位のEightだけでも100万人以上のユーザーが利用しています。アプリの中でも、個人管理のためのものや、ビジネスで活用できるようにしたものなど様々です。

利用の流れとしては、名刺をアプリ内のカメラで撮り、それが自動的に文字認証されたり、アプリを出している企業が人力でひとつひとつ情報を入力したりしてアプリの中にデータ化されます。そこから情報を見たり、携帯の電話帳や他アプリと連携させたりと、色々なことができます。

では、どのアプリが自分の使用目的に1番合っているのか、それぞれのアプリにはどんな機能があるのか、そんな疑問が頭をよぎると思います。そんな疑問にお答えすべく、名刺管理アプリの徹底比較資料をご用意しました。

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名刺管理ソフトを使って名刺管理

こちらも個人と法人の両方で使えます。名刺管理ソフトとは主にパソコン上で名刺を管理するもので、手法により用途が分かれます。また、同じ手法でもソフトによって機能も様々です。その手法は以下の2つに分かれます。

PCにインストールする名刺管理ソフト

こちらは、販売されているソフトを購入しパソコンにインストールして使うタイプのものになっています。ソフトをインストールするという作業はご経験がある方が多いかと思うので、馴染みが深いかもしれません。
インストールするタイプのものは個人での管理に適しています。個人での管理のため情報漏洩を心配している方や、個人事業主の方はこちらでやられている方が多いです。

また、自分のパソコンでのみ名刺を管理する方法として、エクセルでの名刺管理も人気です。こちらは自分でカスタマイズできるので自分が見やすい、管理しやすい風に作ることが可能です。現在、数多くのテンプレートが出ていますが、なかなか合わず次を探すという方も少なくないそうです。

名刺管理Hacksが作成したものの中でダウンロードしていただいた方からご好評が多かったテンプレートを無料ダウンロードできますので、エクセルで名刺管理をやってみようかなという方はご活用いただけたらと思います。

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クラウド名刺管理とは

先ほど「クラウド名刺管理」というものを言いました。ではクラウド名刺管理とは何なのか。
これも字の通りなのですが、『クラウド上で名刺を管理して、自社社員で見れるようにする』ということです。

具体的に流れを説明すると、

営業マンが企業を訪問したりして名刺を社内に持って帰ってくる

名刺をスキャンしてクラウド上にデータを入れる

これだけです。クラウド上に入れたデータは社内で共有され、みんなであの人が持っている名刺情報を見ることができます。(ソフトによってはアクセス制限をかけられるものもあります。)

これによって、営業先の傾向分析や、メールマーケティング、コミュニケーションが向上します。そして、この中で1番大きな変化があるのが、おそらく社内でのコミュニケーションです。

例を挙げると、とある営業マンが1年前に失注になった案件を違う新しい営業マンがアプローチするとします。その場合、本人含めて社内の人は再アプローチということになかなか気がつかないそうです。そこで、名刺管理をしていると、新しい営業マンがこの案件いきましたと自動的に情報が入ってきます。そうすると、1年前担当した人が、前回こういう話をしたから今回こういう風に持っていけばいいんじゃないか。というコミュニケーションが出来ます。また、逆に新しい営業マンが過去に担当した営業マンに情報を教えてもらうことができたり、残されたメモを見たり、担当者を紹介してよとお願いすることもできます。

これにより、より良い営業ができるようになり、また営業マン同士のバッティングも回避して商談の機会損失を防ぐことができます。

営業管理も担っているので、営業管理システム(SFA)の代わりに名刺管理を導入している場合が増えてきました。SFAは入力の手間がかかる等の理由から運用に乗りづらいことが多いですが、名刺管理は名刺をスキャンするだけで済むので運用に乗りやすいツールと言われています。

アプリと同様、名刺管理ソフトの比較表もご用意していますので、それぞれの名刺管理ソフトはどんな機能があるのか等を知りたい方はダウンロードしてみてください。

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また、名刺管理ソフトで国内シェア第1位はSansan株式会社が提供するSansanです。名刺管理についてもSansanについても3分で分かる資料があるので、気になる方はこちらからダウンロードしてみてください。

他の企業は名刺管理でどんな課題解決をしたか等、導入事例を知りたい方は、事例集をダウンロードしてみてください。入力いただいた企業情報から規模や業種が1番近い事例集を見ることができます。

▶︎Sanan導入の成功事例集ダウンロードはこちら

さいごに

いかがでしたでしょうか。名刺管理は機能が多岐にわたるので利用目的によって合う管理方法が異なります。アプリやソフトで名刺を管理する場合、情報漏洩などセキュリティは大丈夫なのか?とご心配される方も多いですが、先ほどご紹介したSansanをはじめ、各企業個人情報を扱っているのでセキュリティに関して重きを置いています。もし心配な部分がある時は遠慮なく問い合わせてみてください。機能についてもセキュリティについても丁寧に答えてくれるはずです。

この記事の情報は2017年09月21日のものです
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