【名刺管理がはじめての方へ】本当に役立つ「名刺管理」とは? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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【名刺管理がはじめての方へ】本当に役立つ「名刺管理」とは?

投稿日:2015年10月27日  最終更新日: 2017年11月02日

「机の中にたくさん名刺がたまっているから、とりあえず整理したい」
このような動機から、名刺管理をしようと思い立つ方も多いのではないでしょうか。しかし、せっかく名刺を管理するなら、ぜひ知っておいて欲しいポイントがあります。今回は、はじめて名刺管理をする前に知っておきたいポイントや、おすすめの名刺管理サービスについてご紹介しましょう。

今求められる「名刺管理」とは

名刺管理は、ホルダー等を使って名刺を閲覧しやすい状態に分類する整理整頓術の一種と思われがちです。名刺を整理する手間と比べて大きなメリットが感じられず、なんとなく整理をやめてしまう人も少なくありません。

たかが名刺と思われてしまいがちですが、名刺には名前や連絡先だけでなく、部署や役職など顧客を正確に表す大切な情報が詰まっています。また、名刺はビジネスにおいて「面識がある証」であるともいえ、自分が持つ人脈を可視化しているものでもあります。それらを体系的に管理することができれば、ビジネスを加速させる様々なメリットがあります。

たとえば、以下の恩恵が挙げられるでしょう。

業務の生産性を高めることができる

名刺を日常的に管理することで、自分の取引先の情報をすばやく引き出せるようになります。「あの名刺はどこにやったっけ?」「あの取引先の住所は何だった?」と悩む時間を大幅にカットすることが可能になり、本来取り組みたい業務に集中しやすくなる点がメリットです。連絡先をあらかじめデータ化しておけば、先方へのメールや電話もしやすくなるところも魅力といえるでしょう。

「弱い紐帯の強み」を実践するきっかけにもなる

「弱い紐帯の強み」とは、「自分にとって新鮮味のある情報は、自分と価値観が似ている親しい人ではなく、あまり親密でない知り合い(弱い紐帯)からもたらされることが多い」という理論のことです。米国の社会学者マーク・グラノヴェッターが提唱した理論であり、ビジネスをよりイノベーティブにしたい人から大きな注目を集めています。

名刺のつながりはまさに、「親密な仲ではないがお互いを知っている」という、弱い紐帯にあたる関係性です。名刺管理を通して人脈を把握し、年に1~2度コンタクトを取るようにすることで、企画の着想や転職先の斡旋といった情報を得やすくなります。

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企業のスタッフ全員で人脈を共有することも可能になる

企業のスタッフ全員が持つ名刺を一元的に管理することができれば、ビジネスをさらに加速させることも可能です。たとえば、内勤のスタッフが持つ人脈を営業に活かしたり、営業先のダブルブッキングを防いだり、連絡先情報をもとに年賀状を配布したりなどの対応も簡単に行えるようになります。加えて、顧客情報をMAツールやCRM、SFAと連携して、より組織的な営業戦略を練ることもできるようになるでしょう。

このように、名刺管理で整理した個人情報は、ビジネスを活性化させる起爆剤として大いにいかすことができます。名刺を単に整理するだけでなく、自分の持つ人脈を積極的にビジネスに活用することが、今の名刺管理に求められているポイントといえるでしょう。

名刺管理の具体例

名刺管理には以下の方法があります。各管理方法の具体例がわかる関連記事もあわせて記載したので、ぜひ参考にしてみてください。

名刺ホルダー

紙の名刺をそのままファイリングする管理方法です。少量の名刺を管理したい時や、名刺の枚数があまり増えない人におすすめの方法といえます。

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電子名刺ホルダー

「電子名刺ホルダー」または「デジタル名刺ホルダー」と呼ばれる、名刺管理専用のデバイスを使って管理する方法です。機種によっては、パソコンに接続して名刺データを編集することもできます。

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エクセル

オフィスソフト「エクセル」を使って名刺データを管理する方法です。普及率が高いソフトなので、社内で名刺情報を共有したい時にも役立ちます。ただ、手入力で名刺情報を入力しなければならないため、管理には根気が必要です。

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名刺管理アプリ

スマートフォンの名刺管理アプリを使って管理する方法です。有名なアプリとしては、「Eight」や「Camcard」が挙げられます。

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名刺管理ソフト

名刺管理ソフトと呼ばれる、名刺管理に特化したPCソフトウェアを使って管理する方法です。買い切り型のソフトが多く、ランニングコストがかかりにくい点がメリットといえます。

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クラウド名刺管理サービス

インターネット上の「クラウド名刺管理サービス」を使って行う管理方法です。サービスの利用に際してランニングコストがかかりますが、どこからでも名刺データにアクセスできる他、全社員の名刺情報をひとつのデータベースで管理できるなどのメリットがあります。

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上記を見てわかるように、昨今の名刺管理はパソコンやスマホといったデジタルツールを使う方法が人気です。デジタルの名刺管理で得られるメリットを詳しくご説明しましょう。

デジタルの名刺管理によって得られるメリット

デジタルデータに変換した名刺は、紙の名刺と比べて検索性が高いところがメリットです。また、五十音順、業種別、面会日別といった分類や並び替えも簡単に行うことができる点も魅力のひとつ。名刺データをクラウドサーバーにアップロードすれば、インターネットを通じてどこからでも情報にアクセスできるところも利点です。出先で急に顧客の名刺を確認したくなった時でも安心ですね。

情報の追記や削除が簡単にできる

デジタルデータの名刺なら、顧客情報の追記や削除も簡単に行うことができます。アポイントの履歴をはじめとして、会社の地図やいただいたお土産の写真、人事の記事など、更新すべき情報を随時追加していくことができます。すべての顧客情報を名刺情報と紐付けておけば、異動時の引き継ぎの手間を大幅に減らすことも可能です。

名刺情報の転記の手間が省ける

あらかじめ名刺情報をデータ化しているため、すべての顧客情報を営業リストやメーリングリストに転用することができます。取引先に書類を郵送したい時にも便利です。

デメリットになりやすい「名刺のデータ化の手間」は委託することもできる

ちなみに、紙の名刺をデジタルデータ化する方法としては、スキャナーやスマートフォンカメラで読み取るか、コンピューターにデータを手入力する方法が一般的です。ただ、個人または法人の名刺管理をサポートする「名刺管理サービス」の中には、データ化を無料で代行してくれるものもあります。デジタルでの名刺管理に初挑戦する時のサポートとしても活用できるので、気になるサービスがあれば利用してみてはいかがでしょうか。

名刺をデジタルで管理するメリットについては以下の記事でもご紹介しています。興味がある方はご一読下さい。

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初心者におすすめの名刺管理サービス

「デジタルでの名刺管理に興味があるものの、やり方がよくわからない」という人は、名刺管理サービスの利用がおすすめです。特にスマートフォンにインストールして使う名刺管理アプリなら、すぐにデジタルでの名刺管理を体験することができます。

はじめてでも利用しやすい!名刺アプリ「Eight」

「とりあえずデジタルでの名刺管理に挑戦してみたい」という人におすすめしたいのが、個人向けの名刺アプリ「Eight」です。名刺をスマートフォンで撮影するだけで名刺管理ができることや、インターネット上でオンライン名刺を交換できることなどが特徴といえます。

また、「Eight」の大きな魅力といえるのが、名刺のデータ化を代行してもらえる点です。「Eight」では、撮影された名刺の画像をもとにしてオペレーターが情報をデータ化するため、人名の間違いや読み取りミスといったトラブルが起こりません。名刺アプリ「Eight」についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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デジタルでの名刺管理が気に入ったら、法人向け名刺管理サービスの利用もおすすめ

もしデジタルでの名刺管理が気に入った場合は、「Sansan」をはじめとする法人向け名刺管理サービスの利用もおすすめです。

個人向けと法人向けの名刺管理サービスは、どちらも「名刺を管理する」という点においては同じですが、「名刺情報の共有性」において大きな違いがあります。個人向けの名刺管理サービスは「名刺情報を個人だけで管理する」形をとっていますが、法人向けの名刺管理サービスは「全社員の名刺情報をひとつのデータベースに一元化し、人脈を共有する」ところが大きな特徴です。つまり、自社内の誰が、いつ、どんな取引先を得たのかがわかるようになり、組織的な営業を行うことが可能になります。

法人向けの名刺管理サービスのメリットや導入事例について詳しく知りたい方は、「Sansan」公式サイトの導入事例一覧や、以下の記事をご覧ください。

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おわりに

億劫に思われがちな名刺管理ですが、日頃から名刺をきちんと整理しておくことで自分の人脈を正確に把握できるようになります。また、会社全体で名刺情報を共有することができれば、新規顧客の開拓が効率化できるほか、既存顧客のアップセルやクロスセルを組織的に狙うことも可能です。このように、引き出しに溜まった名刺はあなたの生産性を高めたり、ビジネスを広げる可能性を秘めています。手元にあるチャンスをいかして、ビジネスを活性化させてみませんか?

この記事の情報は2017年11月02日のものです

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