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フリー名刺ソフトで個人情報を保護しよう

投稿日:2016年09月06日  最終更新日: 2016年10月14日

個人情報保護への関心が高まっている

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個人情報の保護は、企業にとって重要な課題の1つです。個人情報を流出させてしまうと、顧客や取引先に大きな迷惑をかけることになります。また企業イメージの低下にもつながることから、個人情報の流出はなんとしてでも避けたいところです。

世間に目を向ければ、2016年1月にスタートしたマイナンバー制度をきっかけに、個人情報保護への関心が高まっています。

こうした時代においても、個人情報が大量に記載された紙媒体がやり取りされています。特に名刺は、氏名や電話番号のほか、勤務先や役職まで書かれている、いわば「個人情報の宝庫」。場合によっては学歴や資格まで記載されていることもあります。あなたも普段から「個人情報の宝庫」に接しているのではないでしょうか。

ところが、名刺の個人情報データが固く守られているかといえば、必ずしもそうとは言えないのではないでしょうか。社会において個人情報保護への関心が高まっている以上、流出事故を起こすと、風当たりは非常に強いものになると考えられます。また、管理体制が甘いと、時代遅れの会社だと思われかねません。名実ともに先進的な会社になるためにも、しっかりと個人情報を保護できる名刺管理を行いましょう。

名刺管理フリーソフトで手軽に個人情報保護を

名刺管理のフリーソフトを活用すれば、データで名刺を確認することができます。フリーソフトであれば導入コストがかからないため、社内でも反対が少ないと考えられます。

また、導入してみた後で使い勝手が悪いとなれば、いつでも別のソフトに乗り換えたり、紙媒体での管理に戻したりすることができます。

また、社員が不正に個人情報を取得して社会を騒がせていることがありますが、フリーソフトを使っていればアクセス権限を一部の社員に限定することも可能です。

ただし、紙媒体での名刺管理からフリーソフトの活用へと移行する際には、いくつか注意点があります。

まず、新たにデータ化した場合、紙媒体の名刺は速やかにシュレッダーにかけましょう。紙媒体で管理していた時代の名残で、「なんとなくフリーソフトでは不安」などと紙媒体をファイルに保管してしまうケースがあります。こうすると、せっかく電子化して個人情報を保護しようとしていたのに、紙媒体からの情報流出リスクが残ってしまいます。フリー名刺管理ソフトを導入した本来の意義を念頭に置いておきましょう。

また、これまで紙媒体で管理してきた名刺データが大量にある場合があります。このデータも、空き時間を利用して少しずつデータ化していきましょう。データ化を大量に行う際には、データの登録漏れが起こりやすくなります。特に重要な名刺データについては、複数の社員で確認し合いながらデータ化を進めるなどして、情報が失われないように注意しましょう。

大量の名刺のデータ化が終われば、新たにもらってきてデータ化する名刺と同様、シュレッダーにかけて紙媒体の個人情報を破棄してしまいましょう。

個人情報の管理では、念には念を入れることが大切です。管理方法を変えるタイミングでは、悪意がなくても情報流出を起こしてしまいやすいです。システムの移行に意識が向いてしまうからです。

フリーソフトにデータを移行する際は、気を引き締めて作業に当たってくださいね。

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