オフィスで使うコミュニケーションツール、一体どれが一番使えるの? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
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オフィスで使うコミュニケーションツール、一体どれが一番使えるの?

投稿日:2018年07月02日  最終更新日: 2018年07月04日
リモートワーカーとのコミュニケーションに限らず、オフィス内のみでもさまざまな形で提供されているコミュニケーションツールを活用するメリットはたくさんあります。この記事では、今一番使えるコミュニケーションツールは何かについて紹介していきます。

リモートワーカーとのコミュニケーションに限らず、オフィスでもコミュニケーションツールを活用するメリットはたくさんあります。近年、様々なコミュニケーションツールが誕生していますが、複数のツールを使用すると、手間がかかったり見落としが発生したりします。理想としては、みんなが同じツールを利用するか、複数のツールを一括して確認できる機能を備えたツールを使うことです。この記事では、今一番使えるコミュニケーションツールは何かについて紹介していきます。

コミュニケーションツールを活用するメリットは?

いつでも顔を見て話ができる環境にも関わらず、あえてオンライン上でコミュニケーションをとるメリットとして、次の5つが挙げられます。

スケジュール調整が不要

オンライン上で気軽にやりとりができるため、会議のようにスケジュールを調整する手間が不要なのがコミュニケーションツールのメリットの一つです。複数人で会議をしようと思うと、会議室の確保から資料の準備、出席者のスケジュール調整など、会議の準備だけでも多くの工数がとられます。でも、コミュニケーションツールを活用すれば、同時に複数の人と会話を進めることができるので、時間や場所を問わずオンライン会議のように話を進めることができます。これまで会議の準備に割いていた工数分が、すべて他の仕事に使えるとしたらどうでしょうか。それだけでも導入するメリットはあるのではないでしょうか。

立場に関わらず発言しやすい環境が実現する

会議室で行われる会議には、様々な立場の人が出席します。社内の会議とはいえ、目上の人や先輩がいる中で、積極的かつ自由な意見をどんどん言って欲しいと言われても、若手社員には無理があります。

若手社員ではなくても、会議という場所での発言が苦手だという人も多いはず。そんな時でも、コミュニケーションツールは役に立ちます。チャット形式で発言していくので、対面での会議に比べ発言もしやすいはず。会議で活発な意見が飛び交わないという悩みがあるなら、一度オンラインチャットで会議を行ってみてはどうでしょうか。普段会議では発言しない人から提案があるなど、予想以上の収穫があるかもしれません。

プロジェクトが前に進みやすい

先ほども述べたように、実際に会議を開くには事前の準備が欠かせません。メールを使うにしても、過去の発言を遡るのは面倒ですし、誰がどんな発言をしたのかなどを見落とす可能性もあります。そのような状況で、何か進めたいプロジェクトがあったとしても、会議室の確保やスケジュール調整に時間をかけていては、スピード感がなくなります。近年、ITの進化も手伝って、世の中は急速に変化しています。もたもたしていたら、せっかくのいい案も他社に抜かれてしまうことだってあります。プロジェクトを迅速に進めていきたいのなら、やはり場所や時間を選ばないコミュニケーションツールを活用するのがおすすめです。

自由な発想が浮かびやすい

会議室での会議では、その時の相手の顔色や立場、その場の雰囲気によって発言や発想が制限されてしまうこともあります。会議ではよく、立場や関係性など関係なく発言してほしいと言われることがありますが、現実的には難しい話です。また、時間に制限のある会議では、出た案を持ち帰り調べてからまた改めて会議を行う・・・・・・。などと、その場すぐに決まらないことも少なくありません。必要な資料や情報がその場ですぐに提示されていたら決まっていたかもしれないことも、時間が空くことで話が流れることだってあります。オンラインなら、手元にある資料をサッと調べて提示でき、会議の中で即決させることが可能になります。通常の会議とオンライン会議では、プロジェクトの進行スピードに大きな差を生み出すのです。

データの送受信が容易

コミュニケーションツールの活用で最も便利な点は、データの送受信が容易になることです。メールでは、複数の相手へデータを送信するために、アドレス帳から相手を選んで、ファイルを添付し、丁寧な文面を添えて一斉送信するという手間がありました。しかし、コミュニケーションツールを使えば、ファイルをトークルームへ送信するだけで、全員がダウンロードできます。ファイル形式もほとんどのものに対応しているため、ビジネス使用にも十分対応できます。少ない手間で全員へ送ることができるだけでなく、宛先選択ミスを防ぐこともできます。

オフィスでコミュニケーションツールを活用するメリットを紹介したあとは、実際にオフィスでの使用におすすめしたいコミュニケーションツールをご紹介します。

オフィスで使えるおすすめのコミュニケーションツールとは

 

Slack(スラック)

2013年にアメリカでローンチした後、瞬く間にユーザーが増えたSlack。世界100カ国以上の企業で使われており、国内でもIT企業を中心に導入する企業が増えています。ビジネス使用に特化したコミュニケーションツールで、豊富な機能をうまく使えば、業務効率化につながると評判です。

Slackの機能は、メインとなるチャット機能のほか、グループチャット機能、ファイル共有機能などですが、中でも特筆すべきことは、グループチャット機能と、SNSなど外部サービスとの連携機能です。

Slackのグループチャットでは、公開グループと非公開グループを作ることができます。グループメンバーの中でも、特定の人だけと会話をしたい場合や、すぐに確認してほしいことがある場合、機密性の高い情報のやりとりに役立ちます。

また、SNSなど外部サービスとの連携数も豊富で、連携可能なサービスはなんと300種類以上です。複数のサービスを併用していると、情報の見落としがあったり手間がかかったりしますが、Slackを使えば一括管理が可能です。

ChatWork(チャットワーク)

業務の効率化を目的としたビジネス系チャットツールで、国内では最も認知されているコミュニケーションツールがChatWorkです。KDDI株式会社やGREE株式会社、京都大学などでも導入されており、現在の導入企業数はなんと10万社以上だとか。メインのチャット機能の他に、タスク管理や音声通話、ファイル共有、プッシュ通知機能が備わっています。国際規格のISMS認証も取得しているツールなので、オフィスでも安心して利用できます。チャットワークの特筆すべき特徴は2つあります。まず1つは、一度送ったメッセージの削除や修正が行えるという点です。通常一度送ったメッセージは、間違えて送ってしまっても修正することができませんでした。しかし、ChatWorkでは一度送ったメッセージでも修正や削除が可能です。
もう1つは、ビデオや音声通話、画面共有機能があることです。ChatWorkには、メッセージを入力するところに、音声・ビデオ通話ができるアイコンがありますが、そこを押せば音声・ビデオ通話が可能になります。チャットの最中に、必要に応じて音声通話や画面共有に切り替えることができるので、別のツールに切り替えたりする手間もなく便利です。

まとめ

オフィスでは顔を合わせたコミュニケーションも大切ですが、場合によってはオンラインでのコミュニケーションの方が物事がスムーズにいくこともあります。コミュニケーションツールを活用し、社内コミュニケーションの活性化に役立ててはいかがでしょうか。

この記事の情報は2018年07月04日のものです

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