効率を突き詰めると顧客を失う?名刺のデータ化で注意すべき3点 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

効率を突き詰めると顧客を失う?名刺のデータ化で注意すべき3点

投稿日:2016年02月16日
目次名刺のデータ化には落とし穴がある?1. データを蓄積するだけのシステムになってしまう2. 情報のメンテナンスを怠ってしまう3. データだけを見て考えるようになる終わりに 名刺のデータ化には落とし穴がある? 膨大な数と…

名刺のデータ化には落とし穴がある?

データベース

膨大な数となった名刺を整理整頓するのは、これまで一苦労でした。しかし名刺管理のサービスやシステムが発達し、名刺の管理が効率的になり、同時に新たなビジネスチャンスが広がり始めています。

この流れは歓迎すべきですが、その一方で、名刺をただデータ化していては見えなくなってくるものも存在します。今回は、疎かにしているとビジネスチャンスを失することになる、名刺のデータ化で注意すべき点についてご紹介します。

1. データを蓄積するだけのシステムになってしまう

名刺管理システムを利用すれば、ファイリングの手間が省け、名刺のデータを探し出すのにも時間はかからなくなりました。名刺情報を保管する上でのこの利便性は言うまでもありませんが、その手軽さが仇になることもあります。

受け取った名刺を何も考えずにデータ化していませんか?基本的にデータベースは蓄積される情報が多くなるほど、処理にも時間がかかるようになります。次から次へと名刺をデータ化しているだけでは、あっという間に膨大な情報量となり、データの整理も一苦労となります。効率化どころか重すぎて、データベースとして機能しなくなるという結果になることも。

流れ作業のように名刺をデータ化していると、持ち主の存在が希薄になりがちです。どのような人柄で、どんな場面で渡されたのかなど、有用な情報は付記するようにしましょう。

また、この名刺はデータ化すべきか、するならどのような括りで管理すべきか…名刺のデータベース化にも、取捨選択と整理整頓を取り入れましょう。

2. 情報のメンテナンスを怠ってしまう

見つからないデータ

メンテナンスとは大きく2つあります。1つ目はデータベースの管理です。

案件化している名刺とそうでない名刺の取り扱いは大きく異なりますが、管理という意識が不足していると、データの共有に支障が出ます。進退があったならデータも細かく更新しましょう。

もう1つは名刺情報の更新です。名刺は変わらずとも、持ち主やその会社の状況は日々絶えず変化をしています。データ化された情報だけで動けば、下手をすると機会を失するどころか案件がご破算になることも。またどこの部署が受け取った名刺によって扱いが変わることもよくあることでしょう。

情報は生き物、鮮度が命であると考えなくてはなりません。名刺のデータ化だけで満足せず、今後の付き合いから得た新たな情報は即時に更新して、常に最新のデータを管理することに努めましょう。

3. データだけを見て考えるようになる

名刺のデータ化で一番恐ろしいのは、データだけで判断してしまうことです。当然ではありますが名刺データにない情報も多く、それらが案件の進退の決め手となることも少なくありません。情報にないからやらない、考えない…そのような接し方をされたら相手はどう思うでしょうか。そのような人間しかいない会社はどう思われるでしょうか。

またデータのみで名刺の持ち主の人柄をうかがい知ることは不可能でしょう。名刺を受け取った側は、社内で価値のある資産となるようなデータ化をすべきですし、利用する側もデータだけでなく、受け取った人間とつながって裏の情報を探るようにしましょう。

終わりに

名刺とビジネスパーソン

名刺のデータ化で忘れがちなのは、人間を相手にしているという意識です。名刺を「情報が書かれた紙」としか見ることができず、その持ち主がどのような人間かを考えないようではいけません。また、情報は日々変化するものであり、それを反映させる必要があります。

そのために必要なのは整理整頓です。混同されがちな言葉ですが、整理はと必要なものと不要なものを判断して、不要なものを処分すること、そして整頓とは必要なものを探しやすくしたり、使いやすくすることです。データは日に日に膨大になっていくからこそ、整理整頓の意識が必要となってきます。

情報化社会となり、名刺のデータ化が当たり前になってきました。だからこそしっかりとメンテナンスを行い、データの後ろにいる相手やその会社をキチンと見据えることができる会社が、今後伸びていくことでしょう。どれだけ便利になっても、大切なのは扱う人間なのです。

この記事の情報は2016年02月16日のものです

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