クラウド名刺管理サービスを利用しようと考えているものの、セキュリティ面が心配で手が出せないでいる…なんてことはありませんか。
新しい名刺管理の方法として定着しつつある、クラウドによる名刺管理。利便性の良さばかりに目が行きがちですが、個人情報である名刺データをしっかり守ってくれるかという点も、利用前にはしっかりチェックしておきたいですよね。
そこで今回は、クラウド名刺管理サービスの利便性とセキュリティについてご紹介します。人気のサービスのセキュリティについても調べていますので、利用の検討材料としてもお使いください。
目次
クラウド名刺管理サービスの利便性
クラウド名刺管理サービスの利便性が高いと言われる理由は、大きく2つあります。
1.様々な媒体から情報を確認できる
クラウド名刺管理サービスの大きな特徴の一つは、情報を登録した端末以外からでも内容を確認できるという点です。確認できる媒体は、パソコンやスマートフォン、タブレットなど多岐にわたります。そのため、たとえ出張中であっても手間なく情報を呼び出せるなど、データが活用しやすくなります。
クラウド名刺管理サービスを利用しなくても、名刺情報をデータ化することはできます。しかしデータをチェックするためには、保存してある端末を持ち歩くか、USBなどに保存しておくしか方法がありません。
これではデスクトップのパソコンに情報を保存した場合、出先でのチェックは難しくなります。企業によっては、セキュリティの観点からUSBなどのメモリ端末の利用ができないところもあるため、社外で名刺情報をチェックするためには紙の名刺情報を持ち歩くしか方法がない可能性もでてきます。
その点クラウド名刺管理サービスなら、様々な端末でデータを確認することが可能です。重い名刺フォルダを持ち歩かなくても名刺情報を確認することができるので、手間をかけずに名刺情報を活用することができます。
2.名刺情報を社内で共有できる
法人向けの名刺管理サービスを利用した場合は社内で名刺情報を共有することができるので、マーケティングや顧客管理などに名刺情報を利用することが容易になります。
ローカルに保存した名刺情報を社内で共有するためには、社内イントラ（企業内ネットワーク）にアップしたり逐一情報を更新したりと、様々な手間をかける必要があります。しかしクラウドサービスを利用すれば、一度名刺情報の登録作業や更新作業を行うだけで、自動的にすべてのデータが更新され社内で共有することが可能です。
どこからでも最新の名刺情報を共有できるということは、高い精度のマーケティングや顧客管理ができるということ。単に名刺情報を呼び出すだけでなく、企業として戦略を練る上でも、クラウド名刺管理は優れたサービスだといえます。
クラウド名刺管理サービスのセキュリティ
利便性が高い一方で、懸念材料となるのが、クラウド名刺管理サービスのセキュリティ面です。その内容はサービスを提供している企業によってまちまちなので、利用の際にはセキュリティ内容をしっかりチェックする必要があります。
セキュリティを確認することの重要性
クラウド名刺管理サービスを提供している企業は多々ありますが、中にはセキュリティ管理がずさんだったり、不安を感じる内容だったりするところもあります。
万一名刺情報が流出した場合、お客様に多大なご迷惑をかけることになりかねません。これまで築き上げてきた信頼が失墜する可能性も高く、その後の取引を拒否されたり、仮に継続できたとしても、大きなしこりを残すことになるかもしれません。
お客様の情報を守るためにも、そしてお客様を裏切らないためにも、クラウド名刺管理サービスのセキュリティはしっかりチェックしておきましょう。
ここでは、人気のクラウド名刺管理サービスのセキュリティ状況についてご紹介します。いずれも高いセキュリティ水準を誇っているため、選定の基準として利用するのも良いかもしれません。
Eightのセキュリティ
1.運営元企業がプライバシーマークを取得している
運営元であるSansan株式会社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会からプライバシーマークが付与されています。
プライバシーマークとは、プライバシーに関する日本工業規格であるJIS Q 15001に基いて付与されるもの。企業間の契約において、セキュリティ面への取り組みを推し量る上での基準になることも少なくありません。
実際に運営元のSansanは、法人向けサービス「Sansan」を、高いセキュリティが要求される地方自治体や金融機関などに提供しています。こうした点も、Sansan株式会社が高いセキュリティ意識を持っていることの証明になるのではないでしょうか。
2.セキュリティが認定された場所でデータを保管
Eightのデータは、セキュリティ審査機関が認定している場所で保管されています。さらに、データは暗号化された上で通信されているので、万一傍受されてもデータが流出することはありません。
CAMCARDのセキュリティ
CAMCARDでは情報転送の際、銀行と同レベルのSSL技術を採用しています。
SSL技術とは、情報を暗号化してデータのセキュリティを守る技術のことで有用なセキュリティ対策として、多くの企業で用いられています。銀行と同レベルというのは、心強いポイントではないでしょうか。
おわりに
情報漏えいは、企業にとって大きな打撃となります。お客様の信頼を失わないためにも、クラウド名刺管理サービスを利用する際には、セキュリティについてしっかりチェックをしておいたほうがよいでしょう。