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ちょっとの工夫で気遣い力UP!名刺管理にプラスしたいこととは?

投稿日:2018年08月10日  最終更新日: 2018年08月17日
気遣いのできる人って素敵ですよね。気遣いというのは、相手のことを大切に思いそれをきちんと行動に移せることですが、普段から気遣いのできる人は、名刺交換した後の管理方法に工夫があります。それは一体、どんな工夫なのでしょうか?

名刺管理にプラスの気遣い

気遣いのできる人はよく知らない人が相手でも打ち解ける

ビジネスを円滑に進めるためには、コミュニケーションが必須です。もともとコミュニケーション能力が高い人はよいですが、仕事の話しの合間や移動の時間に、気の利いた雑談ができずに困ったという経験のある人は少なくないはず。初対面の人が相手ならともかく、2、3回会ったことのある人が相手でもこのような気まずい状況になっていませんか?

あなたの周りにいる気遣いのできる人はどうでしょうか? さりげなくこぼした一言をきちんと覚えていたり、一度しか会っていないのにきちんと会話の内容を記憶していたりなど、そんなに知らない人とでも打ち解けている感じがしませんか?

気遣いのできる人というのは、ただ仕事をこなすだけでなく、仕事に関わる人たちを大切にする意識や心遣いが随所にみられるのです。でも、このように言うと「自分も相手を大切に思っている」と反論が返ってきそうですが、例えばあなたには、次の<名刺交換をした後にありがちなこと>で挙げる項目に思い当たる節がありませんか?

名刺交換をした後にありがちなこと

ただ漠然と名刺交換を続けていると、次のようなことが起こりがちです。これから挙げる3つの項目に思い当たることがある人は、名刺交換の方法を見直す必要がありそうです。

名前と顔が一致しない

名刺交換をしたはずの人からメールが届くも、相手の顔や特徴が思い出せないということってありますよね?また、セミナーやイベント、パーティなど大人数と名刺交換をした後日、見返してみると名前と顔が全くわからなくなっているなんてこともあります。

名前と顔が一致していないと、以前会っていてもピンと来ず、相手に対して失礼になってしまいます。最低でも、名刺交換をした人の名前と顔が一致するようにはしておきたいものです。

何を話したのか覚えていない

名前と顔が一致しない人は、その日にどんな会話をしたのかも覚えていないはず。後から思い出そうと思っても、そう簡単にはいきません。雑談中は、仕事のようにメモを取るわけにはいきませんが、雑談の中でつかんだ情報が大切な情報だったりすることもあります。会食や打ち合わせのセッティグをする場所を決めるときでも、相手の気に入りそうなものがリサーチできていれば、相手も喜びますよね。

例えば、「◯◯へ行ってみたいんです」という会話が行われたとします。そうしたとき、気遣いの出来る人は、相手のそうした発言をきちんと記憶していて、次回会ったときに「槽いえば、前回言っていた◯◯の良さそうな情報がありましたよ」とか「この間の◯◯の話しですが」というように、些細な情報から会話を広げ、コミュニケーションを深めることができるんです。

自分がさりげなくこぼした一言をきちんと覚えてくれたら、誰だって悪い気はしませんよね。気遣いのできる人は、自分の印象を上げるためにとあえて意識しているわけではないかもしれませんが、このようなことがナチュラルにできるようになると印象力アップにつながります。

上下関係が思い出せない

ビジネスでやってはいけないのは、相手の上下関係を間違えてしまうことです。上司と部下の関係や先輩と後輩の関係など、相手からわざわざ紹介されなくても、察しなければならない時ってありますよね。初対面の相手なら間違えてしまっても許される場合がほとんどですが、2回目以降にも同じ間違えをするのは、マナー違反です。

特にビジネスにおいては、相手の肩書きに対して失礼のないように振る舞うことが基本です。案内する順番や座る順番、場所など、偉い人をどのように案内するのか決められていますし、新人研修では最初に徹底的に教えられるビジネスマナーです。

きちんと記憶していないと相手に対して失礼になるだけでなく、自分の評価を下げることになってしまいます。

気遣いができる人になれる名刺管理術とは

上で述べた項目に心当たりのある人は、これから紹介するように名刺を管理してみてはどうでしょうか?

名刺は交換した順にしまう

交換した名刺を名刺ケースにしまう際、必ず交換した順にしまうようにしてください。1日に何人もの人と名刺交換をした場合、いいかげんに名刺をしまってしまうと、後から整理しようにも思い出すのが大変です。交換した順にしまっておけば、思い出し作業も苦になりません。

名刺の裏に書き込む

名刺交換を行い交換した順番に名刺入れにしまった後は、隙間時間を見つけ名刺の裏や空いているスペースに相手の情報をメモしておきましょう。例えば、名刺交換をした相手が、小さな子供のいる男性で、話しから小麦アレルギーを持っていることやサッカー観戦が趣味だとわかったとします。会話から得た相手の情報は、そのままにしておけばそのうち綺麗に忘れてしまいますが、名刺の裏にメモをしておけば、記憶を引き出すヒントになります。

先ほどの男性の場合なら『サッカー好き、◯歳の子ども1人、小麦×』などと書くといいです。タクシーや電車、バスに乗ったときなどの、ほんの数分の時間でできる工夫です。こういった情報があれば、後日「そういえばお子さんは〜」と会話のきっかけが掴めます。嫌いなものや好きな食べ物のメモができれば、会食のセッティングをする際も困らずに済むのです。また、会話から得られた情報の他に、名刺交換をした日付も記入しておきましょう。次に説明するナンバリングをする際に役立ちます。

ナンバリングすれば探しやすい

先ほど名刺交換した日付を名刺に記入しておきましょうと述べましたが、記入した日をベースにしてナンバリングすると管理がグッと楽になります。交換した名刺を整理するときには、名刺の右上に「日付—順番」を表す数字を記入しておきます。例えば2018年5月30日の3人目に交換した人なら、「20180530-3」となります。日付スタンプを押すと統一感がありますが、スタンプがないと整理できないので手書きで十分です。名刺フォルダにしまうときは、アルファベット順でもなんでも構いません。

ナンバリングした名刺の管理&活用方法

日付と順番、その人の情報が書かれた名刺を名刺フォルダに保管する前に、もう一つやることがあります。それは、エクセルシートにその人のナンバーと情報を箇条書きにしておくことです。『20180530-3 子1人◯歳、小麦×、サッカー観戦』という具合に書いていきます。このとき、個人名や会社名などの情報は一切不要です。このエクセルシートには、会話から得られた情報やその人に関する豆知識などを控えておきます。

後日連絡が来た際、電話やメールの名前から名刺を探します。そして、実際に相手に会うとなったときは、その名刺に書かれているナンバーを頼りに、エクセルシートから情報を検索し、書かれていることを確認するのです。

さらに、できればスマホやPCのアドレス帳にもナンバーをメモしておくと、外出先でも検索することができます。このとき、エクセルシートは外出先からでもアクセスできるようにしておくことをお忘れなく。

ちょっとの工夫で気遣い力UP!名刺管理にプラスしたいこととは?

まとめ

仕事で覚えなければいけないことが多いと、よほどインパクトがない限りは他人の細かい情報など覚えていられません。そのためには、名刺を管理する時点で情報をまとめておくのが効率的です。いろいろな人の情報を常に覚えていなくても、必要なときに情報を探すだけで相手へを気遣うこともスムーズにできるのです。

この記事の情報は2018年08月17日のものです

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