名刺管理で見なおす働き方改革

面倒な名刺入力はもうしない。名刺アプリで効率化

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社会人、特に営業職であれば、名刺交換を行う機会が多いでしょう。しかし、交換しても名刺の情報を入力したり、管理したりするのは面倒だと感じてしまいますよね。「溜まった名刺を今さら入力するのは時間がかかる」「手作業で入力してい…

社会人、特に営業職であれば、名刺交換を行う機会が多いでしょう。しかし、交換しても名刺の情報を入力したり、管理したりするのは面倒だと感じてしまいますよね。「溜まった名刺を今さら入力するのは時間がかかる」「手作業で入力していると、管理がしきれなくなってしまう」。こういった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。そこで今回は、面倒な名刺入力を楽に行うことができる名刺アプリをご紹介します。ぜひ、利用してみてくださいね。

手作業で名刺入力することのデメリット

手作業での名刺入力は、名刺交換をしたひとりひとりのことを思い出して、どんな人物だったか復習しやすいなどのメリットがあります。しかし、不便な思いをすることも多くありますよね。そこで、名刺入力を手作業で行うことのデメリットを3つ挙げていきます。

時間がかかる

手作業ではどうしても時間がかかってしまいます。多くの人と名刺交換をしたときや名刺を溜めてしまったときには、その分労力と時間が削られていくことでしょう。作業が終わったときには、疲れてしまい、ヘトヘトになっているかもしれません。通常の業務時間のなかで行うことができない方は、残業時間が増えていってしまう可能性も。

もし、名刺入力に使う時間を短縮することができたら、他の業務を行うことができますし、残業を行っている方ならその時間を減らすことができるでしょう。

誤入力が発生しやすい

手のひらサイズのカードに書かれている小さな文字を、手でタイピングしながら入力していくと、誤入力をしてしまう可能性が高くなります。名前や社名はまだわかりやすいですが、住所や電話番号など、特に小さく書かれやすい文字は分かりにくいものです。手作業の名刺入力が終わるころには、目が疲れてしまいます。

さらに、近年、スマートフォンの普及が進むにつれて、TwitterやFacebookなどのSNSのアカウントを名刺に記載するビジネスマンも多く見られます。こういったSNSアカウントや企業WebサイトURLなどの細かいアルファベット文字は、さらに誤入力を招きやすいでしょう。大切なお客様の情報管理、誤入力はなんとしても避けたいところですよね。

名刺を溜めてしまいがち

「手作業で名刺入力をするのは、時間もかかるし面倒だ」「最近忙しくて、名刺入力をしている暇がない」。こう思って、名刺を山のように溜めてしまっている方が多いと思います。面倒だし時間がかかるから入力しない、そうするとどんどん名刺が溜まってしまう、結果さらに面倒になり入力しない、といった負のスパイラルに陥ってしまいやすくなります。

名刺入力は溜めずに、交換した日に入力作業を行いたいですよね。しかし、それができたら最初から苦労しません。どうしても面倒な日や時間が取れない日があると思います。そのため、「名刺を溜めてしまいがち」という手作業での名刺入力のデメリットは、強い意志を持って解決していかなければなりません。

名刺入力を楽にしてくれるアプリ

ご紹介した手作業での名刺入力の3つのデメリットに悩まされている方も多いはずです。しかし、もう悩む必要はなくなるかも。これからご紹介するアプリは、名刺入力の負担を最大限削減し、効率化してくれます。

Eight

無料で利用することができる『Eight』は、スマートフォンで写真を撮ってアプリにアップすることによって、名刺情報をデータ化することができます。

オペレーターが1枚1枚確認し、手入力してくれる

「なぜ写真を撮るだけでデータ化できるの?」こういった疑問を抱える方もいるかもしれません。実は『Eight』では、裏でオペレーターが1枚ずつ名刺の写真を確認し、手作業でデータを入力してくれています。そのため、機械で読み取る際に判別できない文字なども、しっかりとデータ化してくれるというメリットがあります。

電話やメール、住所もワンタッチ

また、名刺情報からワンタッチでメールや電話が可能です。地図も表示してくれるので、お客様先に訪問する際にも、いちいち住所を調べて地図アプリに入力する必要がありませんね。名刺入力だけでなく、こういった細かな作業も効率化してくれます。

更新されたお客様の情報を自動で通知

名刺交換した相手の役職や勤務地、部署が変わった際に、自動で通知してくれるというサービスもあります。久しぶりに連絡を取ろうと思っても、情報が変わってしまっていたら、連絡先がわからないという事態に陥ってしまいます。

しかし、自動で通知してくれる『Eight』を使っていれば、新しい情報を常に把握しておくことができるため、心配は無用です。情報が変わったタイミングでコミュニケーションを取ることもできますね。

Eight

Biz.Cards

iPhoneで名刺を撮影し、連絡先を入力することで、簡単に名刺の管理をすることができます。アプリでは、名刺の画像が表示され、上下にスクロールすることで相手を探すことが可能です。画像もきれいに読み取ることができ、スムーズに操作をすることができるため、ストレスを感じずにできるはずです。忙しいビジネスマンの味方ですね。

連絡先と同期してくれる

名刺アプリを使い始めるときに、はじめに行わなければならないのがデータ登録でしょう。通常なら、名刺データを登録しない限りは、名刺アプリを使うことができません。

しかし『Biz.Cards』なら、インストール直後に利用を始めることができます。その理由は、iPhoneの連絡先のデータを読み込んでくれるから。つまり、iPhoneの連絡先に入っている名刺は、登録する必要がなくなります。すぐに使い始められるのは嬉しいですね。

簡単な操作のため、初心者も安心

『Biz.Cards』は、写真を撮影し、連絡先を登録することでデータとして蓄積していくことができます。始めてアプリを使う際は、その使い方に慣れるまで手間がかかってしまう場合があります。しかし『Biz.Cards』なら、iPhoneの連絡帳の登録・編集の仕方と似ているため、初心者でも簡単に使いこなすことが可能です。

バックアップ・インポート・エクスポート機能

間違ってデータを消してしまったという場合も安心。『Biz.Cards』にはバックアップ機能があり、データを復元することができます。万が一に備えて、データは定期的にバックアップしておきたいですね。また、データを出力するエクスポート機能や、外部のデータをアプリへと入力するインポート機能もついています。

Biz.Cards

Sansan

「名刺を企業の資産に変える」とうたう『Sansan』は、一括で社内の名刺を管理し共有することができます。カメラでスキャンすることで、オペレーターが1枚1枚名刺を確認し、手入力してくれます。

営業活動の強化

Sansanでは、いつ、誰がもらった名刺なのかという部分も管理することができます。また、活動記録も残すことができるため、営業活動を効率的に進めることができます。事前に相手との接点を把握することにより、失礼もなく、より円滑にコミュニケーションを取りやすくなりますね。営業担当者の急な退職の際も、営業記録を残しておくことで、引継ぎがスムーズになります。

Sansan

面倒な名刺入力とはおさらば。名刺アプリで快適に

名刺アプリを使うことで、今まで名刺入力にかけていた工数を削減し、負担を減らすことができます。今まで名刺入力を手作業で行っていた方は、これを機に名刺アプリを利用してみてはいかがでしょうか?手作業のデメリットが解消され、より仕事をしやすくなる環境ができあがるはずです。面倒な名刺入力とはおさらばしましょう。

この記事の情報は2019年04月11日のものです

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