はじめに
最近になって名刺のデジタル管理が普及しましたが、実際のところまだきちんと名刺管理ができていない人は、まだまだ少なくありません。今まで通りアナログでの名刺管理を続けている人、名刺管理アプリの存在は知っているけれど使っていない人、そもそも名刺管理自体をしていない人、さまざまな方がいらっしゃいます。
そこで今回は、名刺管理をデジタルで管理するメリットをご紹介します。この機会に、名刺をデジタル管理に切り替えてみてはいかがでしょうか。
1.名刺フォルダーを探す手間が省ける
何年も働いていると、名刺フォルダーが複数冊になってしまうことも珍しくありません。だいぶ前に名刺交換をした覚えがあるけれど、どのフォルダーに入れたのだろう？という経験はありませんか。
外回りをしているときに何冊も名刺フォルダーを持ち運ぶのは荷物になるし、面倒ですよね。名刺管理をデジタルに切り替えれば、そんな手間や負担がなくなります。単純にたくさんあったものが、かさばらなくなるのは嬉しいですよね。
2.名刺が検索しやすい
アナログ管理をしている人は、どのような順番で名刺を収納していますか。多くの人が交換した順番ではないでしょうか。きちんと管理している人でも五十音順や業種別など、それでも結構な手間がかかります。
今の名刺管理アプリは検索機能が付いているので、目当ての名刺に辿り着くまでの時間が圧倒的に短くなります。検索機能も進化しているので色んな条件で検索できるようになっています。
3.名刺データから直接連絡が取れる
名刺情報をデータ化すると、そのデータから直接電話やメールで連絡がとれるようになります。アナログ管理している人のほとんどが、名刺を探して、名刺に載っている電話番号やメールアドレスを直接入力しているかと思います。電話番号くらいなら気にならない人も多いかもしれませんが、メールアドレスを逐一確認しながら打ち込んでいくのは面倒です。
データでスマートフォンに入れておけば、ワンタッチで連絡できるのはかなり楽ちんです。アプリ内で独自のメッセージ機能を持つ場合もあるので、連絡手段もどんどん進化しています。
4.名刺リストを営業リストとして活用できる
無料の名刺アプリではなかなかこの機能がありませんが、有料プランに課金すると溜まった名刺リストを営業リストとして活用できるようになります。実際に営業に活用していくとなると、このあたりの機能が重要になってきます。
せっかく溜めこんだ名刺なので、営業リストとして有効活用できるとベストでしょう。一斉メール送信といった機能を有するものもあるので、名刺のデータから営業メールの送信まで、ほとんど手間がかかりません。スマートフォンでもパソコンでもどちらでも管理できるサービスが増えていますので、移動の障壁もなく、とても便利です。
5.名刺情報を社内で共有できる
こちらも有料の名刺管理サービスが持つ機能ですが、法人向けに提供しているサービスであれば社内で名刺情報を共有できるようになります。全員の名刺情報を見える化することで、営業に相乗効果があります。
営業のバッティングを避け、狙っている営業先の情報交換にも役立ちます。異動や退職の際の引き継ぎにも便利です。
まとめ
名刺管理をデジタルで管理する5つのメリットをご紹介しました。これだけ見ると、デジタル管理した方が断然仕事効率もパフォーマンスも上がる気がしませんか？
無料の名刺アプリでもできることはたくさんあります。まずは名刺管理アプリをお試しでダウンロードしてみてはいかがでしょうか。これからもどんどん進化していくであろう名刺管理サービスに期待したいですね。
