クラウド型名刺管理サービス「アルテマブルー」の機能に注目! - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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クラウド型名刺管理サービス「アルテマブルー」の機能に注目!

投稿日:2015年08月28日  最終更新日: 2017年09月21日

はじめに

名刺管理

CANONの名刺管理サービス「アルテマブルー」はセキュリティの確かさと、プラベートクラウドという自社環境での運用も可能な柔軟なサービスが特徴です。

以前も紹介したCANONのクラウド型名刺管理サービス「アルテマブルー」について、今回はより細かな機能面に着目して、その特徴をご紹介します。

機能1 ゼロモードとフルモード

アルテマブルーでは、名刺をスキャンしてOCR処理を行い、名刺データとしてデータベースに登録します。

その際、名刺情報の読み取り間違いを、お客様自身の補正により費用を低減できるのが、ゼロモードです。

一方、オペレーターによる補正を行うこともできます。こちらがフルモードと呼ばれるもので、展示会などの繁忙期でも、煩瑣な修正作業から開放され、コア業務に専念できます。

機能2 名寄せ・会社名一括更新

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アルテマブルーの検索方は、メールアドレス・会社名と氏名・氏名の3通りがあり、異動や転職などでも同一人物としての管理が可能です。

また、管理者には悩みの種である「会社名のゆらぎ」の更新も簡単にできます。

「会社名のゆらぎ」とは、名刺情報の基本である「会社名」に、個々の担当者による入力にばらつきが生じることです。これは名称の入力ルールがない、あるいは徹底されていない場合に発生する問題です。

例えば株式会社と入力するのか、(株)と入力するのか、英語表記の場合に全角にするのか半角にするのか、といったことをきちんとルールを決める必要があります。同じ対象を検索したいのに、入力の差異により検索対象からはじかれてしまうことも。

アルテマブルーには、検索で異なった表記の同一の社名を抽出して、一括で更新する機能があります。これにより、CRMやSFAでの活用が可能になります。

機能3 営業担当の日々の活動状況を記録する

特定の「名刺」データに関連づけて、営業の活動・商談の状況を簡単に登録することができます。

顧客情報の入力の手間を省くことができるので、営業担当者の負荷を軽減することも可能。スマホからの登録もできるで、帰社してからわざわざ報告書を作成する必要もなくなり、効率化を図ることができます。

また、こうして入力した情報を日報としてまとめることもできるので、わざわざ営業日報を作成する必要もなくなります。

さらに、取引先ごとの過去の営業活動の履歴として見ることができるので、営業にむらがなくなり、無駄のないアプローチをかけることができます。引継にも便利です。

機能4人脈マップの作成

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登録された名刺情報と社内の各部署の担当者や管理者、あるいは役員までの名刺交換したデータをもとに、人脈マップの作成が可能です。

これにより、社内のどの部署の誰が、ターゲットとする会社の誰といつ面識があったか、一目で把握できます。この人脈マップをもとに、情報収集と交換を行い、より効果の高いアプローチが可能になります。

機能5メールの一斉配信

過去の名刺データや、セミナー・展示会の来場者をリスト化し、一斉にメール配信をしたり、ユーザーや既存顧客のための業務連絡やサポートメールを大量に配信することができます。

機能6 複合機連携

複合機で読み取った名刺画像を一括で切り出し、管理することができます。キャノン製品以外でも利用可能です。ただし、片面のスキャンのみになります。

機能7 CRM、SFAとの連携

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アルテマブルーと連携可能なシステムは、Microsoft Dynamics CRM、Salesforce、kintoneです。CRM/SFAを稼働させるためには、正確な顧客情報が前提になります。

また、部署や役職の変更に常に最新の情報にアップデートしておくことが必要です。アルテマブルーで作成された顧客情報のデータベースをCRM/SFAで利用することで、顧客情報の入力や更新作業を大幅に効率化します。

名刺管理や情報のゆらぎにお困りなら、一度検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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