顧客管理の新規導入でエクセルを勧める理由 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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顧客管理の新規導入でエクセルを勧める理由

投稿日:2016年01月26日

エクセルで顧客管理を行う

顧客管理の新規導入でエクセルを勧める理由

貴社では顧客管理の重要性を認識していますか?

企業によっては、顧客管理のデータは担当者個人に任せ、組織として管理していないケースもあるようです。顧客管理の導入目的や意義に対して理解している人が少なく、仕方なくデータを入力しているのが現状かもしれません。

そこで、顧客管理の重要性と、エクセルを使った顧客管理のポイントをご紹介します。

顧客管理の導入目的を認識する

顧客管理の導入目的を明確にしていない企業は、営業力、特に新規開拓に力を注いでいない企業に多く見られます。顧客管理をしっかり行っていれば、組織的な営業戦略を打ち出すことができるほか、営業部門だけでなく、製造部門や管理部門などグループの情報を利用できるので、多角的な視野から今後の方向性を導き出すこともできます。

顧客管理をしっかり行いたいと考えている企業は、項目の見直しや入力方法を考える前に、顧客管理の導入目的をトップから社員一人ひとりまで理解することが大切です。

まずは「顧客管理は何をするためのデータなのか」を考えましょう。データ入力をする仕組みだけがあって、目的もなくデータだけが蓄積されていたのでは、意味をなしません。

顧客管理に重要なデータ項目を見直す

顧客管理に重要なデータ項目を見直すポイントを考えることも大切です。

企業では顧客管理データを入力する担当は、営業マンもしくは内勤担当者のいずれかにしている場合が多く、データ入力の頻度によって企業における顧客管理の重要度がわかることがあります。

データ入力の頻度の理想は、「当日」もしく「翌日」ですが、企業の多くは時間が取れる週末にまとめて入力するといったケースが多いのではないでしょうか?

顧客管理に消極的な企業では、半期に一度にデータ入力をする場合が多く見受けられます。その場合、まとめて入力するので、誤った情報を入力する可能性があるほか、期間も遅くなるので、信頼性がおけるデータとは言えなくなってしまいます。そのため、活用する側も使用に躊躇してしまうのです。

また誤った情報を正当化するために、虚偽内容を入力するようになるケースも見受けられます。もはや顧客管理の存在自体が、企業の足かせになる可能性もあるのです。

顧客管理のデータを入力するためには、できるだけ、期間を短く「リアル」を重視しなければならず、仕事量を無視した入力件数の設定をしないよう注意が必要です。入力件数が膨大になってしまっては、現場の仕事を混乱させることにつながり、手間や時間がかかることで、業務の非効率化を生む結果となってしまいます。

データが自然に更新されるシステム作り

顧客管理の目的は、顧客のニーズを的確にとらえ、新しいビジネスに備えたデータバングにする必要があります。どんな古くからのつきあいがある顧客であっても、定期的なデータの更新はしなければなりません。

データを更新することで、今までと異なった取引内容が判明することもあります。逆に更新をしなければ、ビジネスチャンスを失うかもしれません。

また、担当者の変更がされていなければ、引き継ぎのタイミングを失い、新たな関係を構築しなければならないケースも出てくるでしょう。

このようなトラブルを防ぐためにも、データ更新は定期的にできるシステム作りが非常に大切です。

エクセルでできる顧客管理のポイントとは?

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エクセルを使用してできる顧客管理のメリットは「手軽さ」と「慣れ」ではないでしょうか?

エクセルは、会議資料や個人データ、もしくは住所管理などで日頃から使用しているケースが多いので、難しそうな顧客管理もエクセルを導入すれば、スムーズに移行ができるはず。

新しい業務が増えれば、それだけ業務が非効率になりがちですが、エクセルを使うことで、時間をかけず、業務の効率化と営業部門の成果につながる可能性が高くなります。

顧客管理に複雑な要因を必要としなければ、エクセルで顧客管理するのもいいかもしれません。

この記事の情報は2016年01月26日のものです

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