名刺管理で見なおす働き方改革

超絶高速で名刺管理ソフトとも連携!ScanSnapで快適名刺整理

投稿日:  最終更新日: 2017年09月21日
目次はじめにカラーイメージスキャナ ScanSnapとは名刺ファイリング・サーバーとの連携Sansanとの連携TantCard Gulliverとの連携まとめ はじめに 名刺整理や管理については、さまざまなソフトやアプリ…

はじめに

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名刺整理や管理については、さまざまなソフトやアプリが市販されており、それぞれに特徴があります。ただ、どのソフトにも言えることなのですが、まず名刺をスマホで撮影したり、スキャナーで読みこませなければなりません。10枚20枚ならともかく、1,000枚2,000枚となると、撮影やスキャンだけで大変な労力となります。名刺をデータにして管理・活用することが常識となりつつあるのに、名刺から情報を読み取る作業だけが妙にアナログで、時間も労力ももったいないとお感じの方も多いかもしれません。

そこで、紹介したいのが、富士通の「ScanSnap」というスキャナーシリーズです。これはもちろん文書や写真もスキャンできるのですが、名刺も高速スキャンが可能です。また、名刺管理ソフトとも連携しやすく設計されているので、今使用している名刺管理ソフトもそのまま利用できるかもしれません。
ScanSnapそのものと、連携する法人向けの名刺管理ソフトについてご紹介します。

カラーイメージスキャナ ScanSnapとは

ScanSnapは機能だけでなく、そのスマートさもポイントです。フラッグシップモデルのiX500の場合、大きさは幅29.2cm、奥行き15.9cm、高さ16.8cmとコンパクトで置き場所には困らないでしょう。

2015年6月現在、販売されているScanSnapシリーズは5種類で、名刺だけでなく、A4サイズの原稿や写真、レシートなどの読み取りも可能です。
スマホなどで一枚一枚撮影していくよりも格段に業務効率が図れるはずです。また、ScanSnapはさまざまな有力名刺管理ソフトと連携しています。

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名刺ファイリング・サーバーとの連携

名刺ファイリング・サーバー

「名刺ファイリング・サーバー」は企業内のサーバーで名刺情報を共有・活用するソフトで、メディアドライブ社から提供されています。
ScanSnapで読み取った名刺を、パソコン用のソフト「やさしく名刺ファイリングPRO」を使って読み取り、その名刺情報をデータとして登録できます。データは企業内サーバーで一元管理され、パソコンやスマホから検索、・閲覧が可能です。

また企業内サーバーによるローカル保存なので、安心して管理できます。名刺ファイリング・サーバーは2つのサーバーに分けて運用できるので、外部からの不正アクセスに対して高いセキュリティを確保します。また、組織内の階層による情報共有も可能で、例えば部門長用のDB、課長用のDB、社員ならだれでも見ることのできるDBとアクセス制限も可能です。

Sansanとの連携

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SansanはSansan社が提供する法人向け名刺管理用クラウドサービスです。
大きな特徴は、オペレーターによる手入力による99.9%という、極めて高い精度での名刺情報のデータ化です。パソコン上での面倒な修正作業などなく、正確な名刺データベースがスキャンするだけで出来上がります。クラウドサービスなので、システム導入やサーバー設置などの初期費用や運用経費を削減できるのもポイント。社外から端末を選ばずにデータにアクセス可能です。組織内の顧客情報を共有化できるので、営業開拓にも有効です。

TantCard Gulliverとの連携

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WindyGroupが提供している、オンプレミス型名刺管理システム「TantCard Gulliver」は、TantCardのOCR機能により、名刺情報をデータ化するシステムです。スマホからもデータを確認することができ、しかもアプリを必要としません。オンプレミス型なので高いセキュリティが確保されます。

まとめ

ScanSnapシリーズはどのスキャナーも小型で場所を取らないので、スモールオフィスでは重宝するはずです。また、さまざまなソフトとも連携しています。名刺のデータ化の入り口である「名刺をスキャンすること」の高速化は、業務効率向上に大きく寄与してくれるでしょう。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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