誰もが秘書にサポートしてもらえる!名刺管理を電子秘書に任せよう - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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誰もが秘書にサポートしてもらえる!名刺管理を電子秘書に任せよう

投稿日:2014年06月20日  最終更新日: 2017年09月21日

はじめに

誰もが秘書にサポートしてもらえる!名刺管理を電子秘書に任せよう
「たまってしまった名刺をデータ化して、必要な時に必要な情報を取り出したい・・・」そうは思っているけれど、そんな時間はないし。「重役でもなければ社長でもないから、秘書やアシスタントにサポートしてもらえるわけでもない・・」そうお悩みの方もいるのではないでしょうか。最近では、様々な要求に応えてくれるバーチャルなアシスタント機能のついたシステムも登場しています。今回は、名刺管理もサポートしてくれる電子秘書についてご紹介しましょう。

NIコンサルティングの電子秘書とは?

経営コンサルティング事業をてがける株式会社NIコンサルティングは、電子秘書型営業支援システム「Sales Force Assistant」を提供しています。同社は、20年以上にわたりSFAの研究、開発に取り組んでおり、これまで3300社を超える企業に従来型のSFA製品を導入してきた実績をもつ会社です。Sales Force Assistantはそれらの導入経験から得た成功と失敗の教訓をベースに開発された「真SFA」として提供されています。

電子秘書を元気にしたくなる?

Sales Force Assistantの大きな特徴は、電子秘書が現場の営業部隊を支援してくれることです。例えば、営業担当者が営業活動を積極的に行い、報告等も迅速に入力すると電子秘書が元気になったり、登録を怠ると元気がなくなります。そのため、従来の製品で失敗しがちな、現場が忙しくて情報を登録してくれないという課題に、バーチャルながらも秘書が関与することで感情面へのアプローチをしています。また使えば使うほど秘書のレベルがアップし、営業支援機能が向上するなどのゲーム性も持たせています。その他、担当顧客への訪問ができていなかったり、見込案件へのアプローチが漏れてしまっているような時にも担当者にメールで通知してくれるなどにより営業活動をサポートしてくれます。

電子秘書による名刺管理

誰もが秘書にサポートしてもらえる!名刺管理を電子秘書に任せよう
Sales Force Assistantでは、メディアドライブ株式会社が提供する名刺OCRソフト「やさしく名刺ファイリングPRO」と連携し、「名刺Scan」機能を搭載しています。名刺Scan機能を使うことによって、複合機やスマホで名刺スキャンするだけで自動的に名刺情報をデータ化し、電子秘書が営業システムに取り込んでデータベース化します。

システムによる名刺のデータ化と営業支援機能との連携

最近の名刺管理サービスの多くが人力でのOCR処理を採用しているのに対して、このシステムではあえてシステム処理とすることで、名刺情報の登録をスピードアップすることをメリットとしています。また単なる名刺情報の共有にとどまらず、営業システムのデータベースに名刺情報を登録することによって、電子秘書が営業担当者の訪問スケジュールを管理し、忘れないようにメールで通知してくれるなど、名刺情報を営業支援活動に活用できることも大きな特徴でしょう。

おわりに

誰もが秘書にサポートしてもらえる!名刺管理を電子秘書に任せよう
いかがでしょうか。最近では名刺情報をいかに営業支援活動に活用するかという点から、名刺管理システムとSFA/CRMとの連携が活発になってきています。NIコンサルティングのSales Force Assistantでは、従来なかなか現場の担当者が入力作業をしないので失敗に終わりがちだったSFA/CRMシステムを、バーチャルな秘書を導入することでその課題を解決しようとするシステムです。また日々の営業活動と名刺情報をより密接に関連付け、その活動をも電子秘書がサポートしてくれます。バーチャルでありながらも自分に秘書がつき、業務をサポートしてくれるというのは面白味があり、元気がなくなれば頑張って情報を入力しようとする気持ちも起きるかもしれません。名刺のデータ化、活用を電子秘書にお願いしてみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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