はじめに
企業内の名刺をどのように管理するかとともにもう一つ、よくある企業の悩みとして、「どのように効率的に、かつ正確に名刺をデータ化できるか」という点が挙げられます。近年さまざまな名刺管理ソフトやサービスが登場していますが、もう少し簡潔にデータに落とし込むだけでいいのに…そう考え、サービスを決めきれないということもあるのでは。そこで今回は、名刺を管理するのではなく、大量の名刺を正確にデータ化するという点に着目したサービス「Dr.名刺スキャン」についてご紹介します。
「Dr.名刺スキャン」とは
「Dr.名刺スキャン」は、BtoB向けコンサルティングから企業データベースの提供まで、幅広く事業を展開している株式会社アイアンドディーが提供している名刺データ化サービスです。
このサービスの最大の特徴は2つあります。ひとつは人の手を介して細かい情報までデータ化してくれること、そしてもう一つは名刺管理ソフトではないということです。
前者については「Dr.名刺スキャン」の特徴のところでご紹介させていただくとして、まずは名刺管理ソフトではないという点についてご紹介します。
「名刺のデータ化＝名刺管理」という概念をお持ちの方も少なくありませんが、Dr.名刺スキャンは名刺をデータ化することに特化したサービスのため、名刺管理機能はありません。もちろん名刺データの取得は可能です。スキャンしたデータは名刺をテキスト化してCSV形式などにエクスポートすることができますので、展示会などで頂いた名刺を一覧にしてデータ化したい場合や、すでに自社で名刺管理システムを保有しているが、データ化に手間取っているという方におすすめのサービスだと言えます。
「Dr.名刺スキャン」の特徴
「Dr.名刺スキャン」のもう一つの特徴は、専用スキャナで名刺を読み取るだけで名刺が細かい情報まででデータ化されるという点です。
専用の名刺スキャナでスキャンされたデータは、まず株式会社アイアンドディーが管理しているサーバーに送られます。そこで名刺画像をOCRにかけ、テキスト化します。さらに日本人のオペレーターがテキストをチェック。誤変換の修正などを行い、そのデータを御社のPCからダウンロードすれば、名刺データを取得することができます。
取得したデータは以下のような形で確認することができます。
名刺によっては手描きのテキストが入っていることもありますが、「Dr.名刺スキャン」では最大20文字程度であれば、こちらもテキストとして落としこむことができます。
データチェック・修正が日本人であること、またサーバーが日本国内にあることも、ぽいんとのひとつではないでしょうか。
データ化された情報は、前述のとおりCSV形式またはvCard形式にエクスポートが可能。CSV形式をエクセルデータに変換して、アタックリストとして利用したり、vCard形式にエクスポートして宛名書きソフトに利用したりと、さまざまな形で活用できます。
専用スキャンは初期費用、レンタル料が必要です。また、名刺をテキスト化するには、枚数に応じてテキスト化権を購入する必要がありますのでご注意ください。
名刺データの保有方法はさまざまです。御社にとって最も利用しやすい形で保有しておくことが、有効活用につながります。今まで名刺管理ソフトを利用したことがないという企業はもちろん、これまで名刺管理サービスを導入したものの、うまく運用できなかったという企業も、一度検討してみてはいかがでしょうか。
