名刺管理で見なおす働き方改革

手書きメモにも対応!「名刺の秘書」

投稿日:  最終更新日: 2017年09月21日
目次はじめに名刺の秘書でできることスキャナはMacにも対応まとめ はじめに 名刺情報をうまく活用するための方法として、デジタルで名刺情報を管理するという方法が、近年主流になっています。 パソコンや携帯で名刺情報を確認する…

はじめに

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名刺情報をうまく活用するための方法として、デジタルで名刺情報を管理するという方法が、近年主流になっています。
パソコンや携帯で名刺情報を確認することができるため、一見とても便利な方法のように思いがちですが、そのためには名刺情報をデータに落としこむ必要があります。
この「落としこむ」という作業がとても面倒。その苦労を味わったことのあるビジネスパーソンは数知れないでしょう。
かと言って、OCR付きの名刺管理ツールを利用すると、上手く情報が読み取れないことが多く、結局自分で手直しする時間が増えてしまうことも。

そんなあなたの悩みを解決するのが「名刺の秘書」です。

名刺の秘書でできること

「名刺の秘書」を使えば、簡単にExcelやCSV形式に名刺の情報を落としこむことができます。なにより、人の目とOCRの2つの認識方式を使っているので、情報を落としこむ正確度も、比較的高いと言えます。また、このサービスの一番の特徴は、名刺に手書きでメモを、最大20文字程度まで一緒の管理できることです。名刺に手書きのメモを残す方は多いですよね。こうした情報までデータ化してくれるのは、うれしいポイントだと言えます。

使い方は、まずパソコンに接続したスキャナで名刺を読み取り、サーバへ保存します。その保存した情報をもとにオペレーターが名刺画像とテキストを比較して誤りを修正し、再びサーバに戻して、活用する人がいつでも名刺情報を引き出せるよう保管してくれます。
高いセキュリティを敷いているので、社外へ情報が漏れる心配もありません。国内で落としこみ作業を行ってくれているというのも、安心材料の一つなのでは。

オペレーターという人の手で作業をすることから「秘書」のような感覚で名刺管理をゆだねることができるのが最大の特徴だといえます。もちろん保管した名刺データは、vCard形式やXML形式、CSV形式などに変換できるので、Gメールやアドレスブックなど、情報を有効利用することができます。

ただし、1点注意していただきたいのは、このサービスは名刺管理サービスではないということです。
そのため、名刺情報を保管・活用するのはご自身で行うことになります。
名刺管理ソフトは必要ないが、名刺情報を活用できる形でデータに落とし込みたい場合に、とても便利なソフトですので、その点に注意してご活用ください。

スキャナはMacにも対応

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「名刺の秘書」には専用のスキャナが必要です。スキャナはMacにも対応しているので、多くの企業で使用することができるのではないでしょうか。

また、USBによる外付けなので、難しい取り付け作業はいりません。普段パソコンを使っている方であれば、どなたでも簡単に取り付けることができ、取り付け後からすぐに使用することが可能です。主さも約110gと非常に軽いことから、1台あれば簡単に社内で持ち運びができます。

また、日本語だけでなく英語にも対応しているので、国際化の現代において非常に魅力的な機能なのではないかと思います。
秘書サービスへアップロードされた画像は、翌営業日中にテキスト化を完了させますから、データ化のスピードも速いといえます。人の手で作業しているにもかかわらず、その作業スピードは満足のいくものだといえるのではないでしょうか。

まとめ

名刺管理は正確さとスピードが大切です。そういった意味では、名刺情報の入力の手間を省いてくれるというのは、とても助かりますよね。
さらに、人の目で確認し、手書きメモまで情報に落としこんでくれるのは、忙しいビジネスパーソンにとって嬉しいサービスです。

これまで名刺管理ソフト選びで悩んでいた方は、「名刺の秘書」を一度使用してみてはいかがでしょうか。
仕事の効率が大きく上がるかもしれませんよ。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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