企業の年賀状は年末の一大作業なのか？

年賀状で新年の挨拶を行う日本独自の習慣は、今や若い人たちの間では、メールに取って代わられているのかもしれません。しかしながら、企業においては、取引先や顧客に対して年賀状を送る習慣は残っています。

ペーパーレス化が推進される昨今であっても、依然として年賀状が残っている理由は、旧年中の感謝の気持ちを伝えるとともに、新年も相手の幸福と良いお付き合いを祈念する、よい慣わしだからでしょう。

確かによい習慣ではあるのですが、企業においては年賀状にまつわるさまざまな作業が、ただでさえ忙しい年末を一層忙しくさせているという現実もあるようです。

企業の営業部では、事務の職員が中心となり顧客表のチェックを行うことが多いのではないでしょうか。営業の顧客チェック作業は深夜におよぶこともあり、師走の風物詩などと呑気なことを言っていられない状態になります。

このドタバタの根本的な原因は何でしょう。それは顧客情報つまり、名刺を個人で管理しているからです。属人化している顧客情報は、その担当者にしかわかりません。そのため、年賀状の名簿チェックという作業は、各担当者に落としこむしかないのです。

あたかも「明治神宮の初詣が大混雑しているのはもう仕方ない」と同じくらいの諦めの気持ちで、年賀状名簿のチェックをしている営業の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

なんとかしたいと思いつつ、毎年同じことを繰り返しているのでは？そこで、この作業の手間をほぼ全てを自動化する方法として、「名刺のデータ化による管理と共有」によって、年賀状を効率よく出すための良い方法をご紹介します。

名刺をデータ化する

年賀状作成に必要な顧客情報は、会社名と住所、部署名、役職、氏名の5つだけです。名刺情報をデータ化しデータベース化されていれば、この必要な情報だけを抽出すればよいのです。

名刺をデータ化するには、名刺管理システムを利用しましょう。名刺情報が個人の手から離れて共有化されていれば、事務の担当者が一括でデータをエクポート・インポートするだけで、年賀状作成は一瞬で終わります。

名刺管理システムにはSansanやCamCardなどが有名です。スマホの無料アプリは、個人で名刺をデータ管理するには問題ありませんが、共有化して活用しようとすると機能的に十分とは言えません。

名刺管理システムは、名刺をスキャンしてアップロードすると、オペレーターが手入力してくれるほぼ100％の高精度なシステムを持つSansanや、高精度なOCRソフトにより、高い精度で名刺を読み取るCamCardビジネスなどがあります。

どちらも簡単な作業で名刺をデータ化できます。

名刺管理システムの活用により年賀状の作成作業にどんなメリットがあるのか

例えばSansanのシステムでは、「名刺そのもの」ではなく「人物」に情報を集約させるので、同一人物の名刺が既に取り込まれていれば、自動的に一つにまとめられるので、名寄せの手間がありません。

さらに人事異動情報もネット上でキャッチし、名刺情報の役職を自動更新してくれるで、定期的に情報を見直す必要もなくなります。

これらの機能により、名刺情報は常に最新に保たれるので、年賀状作成のために年末になって慌てる必要はありません。年末年賀状名簿のチェックに時間を割かれる要因のひとつが消えるわけです。

他にも年賀状作成において、名刺データ化のメリットはたくさんあります。

• 1.年賀状の宛先住所などに間違いがなくなる
• 2.顧客の担当者や部署名、役職などに間違いがなくなる
• 3.年賀状を担当する事務職員も作業の手間が減る。
  結果、営業担当者も名簿の修正の手間もなくなり、全体的な業務効率化を図ることができる。

さらにスゴ技がある

Sansanと郵政グループの提携による年賀状サービスが2014年10月30日に発表され、スタートしています。

これはSansanに取り込んだ名刺情報の中から、CSVデータで年賀状送付に必要な情報を自動生成しダウンロードします。これを日本郵便が提供する「はがき印刷ダイレクト」というサービスにアップロードすると、ネット上でのはがきのデザイン、発送手配、決済までをワンストップで行うことのできるサービスです。

年賀状をインクジェットプリンターで印刷したり、出来上がった年賀状を投函したりなどの、手間も省けるので、大変便利です。

営業もコアの業務に集中できるので、営業は平和な？年末が過ごせそうです。