名刺管理をラクにする!スキャンによるデータ化のススメ - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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名刺管理をラクにする!スキャンによるデータ化のススメ

投稿日:2016年03月29日

名刺をスキャンして管理方法で変えよう!

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もらった名刺がどんどんデスクの引き出しにたまっている…という人はいないでしょうか。もし心当たりがあるなら、すぐに名刺の扱い方を変えましょう。名刺管理が上手になれば、名刺を営業に役立てやすくなりますよ。

データ化すると管理がラクに

名刺に限らず、紙媒体で情報を保存しておこうとすると、多くのスペースが必要になります。オフィスにもコスト削減の波が押し寄せており、自分が使える仕事スペースが少ない人もいるのではないでしょうか。ただでさえ狭いスペースを、名刺を保管するのに使っていてはもったいないですね。それなら名刺を整理し、場所を有効活用しましょう。

さて、名刺をラクに管理するためには、データ化するのがおすすめです。データは量が増えても場所をとらずに済みます。日々営業活動などで名刺をもらってくる人にとっては、場所が無限に確保できる点は安心ですね。

さらにデータ化した名刺情報は、検索することが可能になります。自分の記憶だけを頼りに探す場合と比べて、格段に効率が良くなります。場所のみならず、無駄な時間も削減できるのです。

データ化にはスキャンが有効

では、時間や場所を削減できる名刺のデータ化は、どうすれば実現できるのでしょうか。もしデータ化が面倒だったり、コストが高かったりするならためらってしまいますよね。

しかし、こうした心配はいりません。名刺をスキャンするだけでデータ化ができるのです。スキャン設備であれば、多くのオフィスに対応機器があるかと思います。スキャンをあまりしない、というケースでも、プリンターにスキャン機能もついていることが多くあります。今まで一度もスキャンしたことがない、という場合は一度オフィスの印刷機器の機能をチェックしてみましょう。

オフィスにある機器でスキャンできるなら、少し機器の使い方を学ぶだけで名刺のデータ化につなげられます。追加的な設備投資をしなくてよいので、コスト面もありがたいですね。

スキャンする際のコツ

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名刺のスキャンにあたっては、スキャンしたい面に書かれた文字が明確に読み取れる必要があります。汚れなどが入ってしまうと、適切なデータ化ができない可能性もあるので注意しましょう。

人間が目で見て確認するなら、細い糸くずなどが入っていても全く問題ありませんよね。一方、スキャンしてデータ化する際には、糸くずが文字と誤認されて正しいデータが生成できないことがあります。名刺をスキャンする際には、データ化を阻害するものがないかチェックしましょう。

また、名刺が斜め方向を向いたままスキャンすると、複数行にまたがる情報のデータ化が難しくなります。名刺のデータ化では、名刺上にかかれている情報をいくつかに分けて認識します。この際、名刺が斜めになっていると、複数行にまたがるデータが別々のものとして認識されやすくなります。データ化のために名刺をスキャンする際は、名刺がまっすぐになるよう心がけましょう。

名刺上に追加情報を記入している場合にはさらに注意が必要です。追加情報が印刷された文字と重なっている場合、データ化が失敗するリスクが高まります。そもそも名刺上に追加情報を記入する際は、印刷された文字部分と重ならないように意識しましょう。また、データ化してほしい追加情報があれば、スキャンデータを見た人間が判読可能なように、わかりやすい文字で濃く記入するようにしましょう。

名刺データは、低コストかつスピーディーなデータ化が可能です。ただし、せっかくデータ化しても、スキャンの仕方が良くなければ、適切なデータ作成に失敗していることがあります。名刺をスキャンする際のコツをつかんでおき、必要な情報を確実にデータ化できるようにしましょう。

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