名刺管理で見なおす働き方改革

名刺をデータ化する際に注意したい3つのポイント

投稿日:  最終更新日: 2014年11月13日
目次はじめにDMはNG、メールはOK?アンケートで集めた名刺や情報にも気をつけて他部署との情報共有時は注意を はじめに 普段の商談や展示会など、さまざまな場面で行われる名刺交換。日本のビジネスでは当たり前に行われているこ…

はじめに

普段の商談や展示会など、さまざまな場面で行われる名刺交換。日本のビジネスでは当たり前に行われているこの行為ですが、意外と知られていないのが、名刺の取扱いに関する注意事項。名刺は公のもの、と甘く見ていると、お客様に多大なご迷惑をお掛けすることもあります。特に最近は、名刺をデータ化する便利なアプリやサービスが多数登場し、データベースとして名刺情報を保管している人も少なくありません。名刺をデータ化すると、紙の場合とは取扱い時の注意点も変わります。そこで今回は、名刺をデータ化する際に注意していただきたいポイントを3つご紹介します。

DMはNG、メールはOK?

名刺をデータ化する際に注意したい3つのポイント
商談や展示会で頂いた名刺情報をもとに、新商品案内のDMをお送りする…。実はこの行為、法的にNGなんです!実は交換した名刺情報にもとづいて、むやみにDMを送るのはNG。これは「目的外利用」とされ、DMをを贈る際には名刺交換した本人の同意が必要となります。どうしてもDMをお送りしたい場合は、名刺交換の際に事前に本人に確認を撮るようにしましょう。

ここで気になるのがメールの送信。最近ではメールのやり取りが連絡手段の主流になりつつありますが、名刺で得た情報をもとに、メールを送るにも本人の同意が必要なのでしょうか。
こちらは「目的外利用」とはみなされないため、本人の了承がなくても送信は可能です。

多少ややこしいですが、頂いた名刺の情報を利用する際は、DMではなくメールにて連絡をするように気をつけましょう。

アンケートで集めた名刺や情報にも気をつけて

名刺をデータ化する際に注意したい3つのポイント
商談や展示会以外にも、名刺交換の場はいくらでもあります。例えばセミナーなどを行った場合、ここでいただいた名刺やアンケートの情報に基づいてDMを送ったりするのはどうでしょう。こちらも法律的には「目的外利用」となりますのでNG。ただ、アンケートを利用する場合は、名刺情報およびアンケート情報に基づき、DMをお送りする場合があることを明示し、内容に同意していただければDMをお送りすることができます。せっかく行ったセミナーやアンケートの結果をムダにしないためにも、この点は抜かりのないよう注意をしておきましょう。

他部署との情報共有時は注意を

名刺をデータ化する際に注意したい3つのポイント
次に注意しておきたいのが、他部署との名刺情報の共有です。大きな企業になると、部署やブランドごとに展示会を行うことも少なくありませんよね。展示会で得た情報を活用するのは良いのですが、その情報を別の部署と安易に共有してはいませんか?
厳密に言えば、社内であれば他部署との情報共有は問題とはなりません。しかし、突然名刺交換した部署とは違った部署からメールが来ると、相手としてもあまり気持ちのいいものではありませんよね。どうしても他部署の方が連絡を取りたいというのなら、まず名刺をもらった部署の担当者から連絡を入れておいたほうがよいでしょう。ちなみに社外に情報を提供してしまうと「第三者提供」とみなされるため、名刺情報の無断提供となる場合がありますので、こちらもあわせてご注意ください。

名刺情報は会社の宝であるとともに、大切な個人情報の一つ。厳格に管理しすぎると利用しづらくなってしまうという側面がありますが、お客様に御迷惑を掛けないためにも、データを開く際はパスワードを要求するなどの対策は必要になります。情報漏洩に関する世間の見方が厳しい昨今、名刺情報が会社を救うのではなく、会社に致命的なダメージを与えないよう、情報管理にはくれぐれもご注意ください。

この記事の情報は2014年11月13日のものです

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