名刺管理で見なおす働き方改革

名刺のデータ化によりセールスチャンスを拡大する

投稿日:  最終更新日: 2019年11月13日
目次はじめにStep1 名刺はデータであると意識するStep2 名刺の情報をデータに変えるStep3 情報の共有化Step4 名刺データの活用によりセールスチャンスを広げる はじめに 名刺には顧客の基本情報が記載されてい…

はじめに

名刺のデータ化によりセールスチャンスを拡大する
名刺には顧客の基本情報が記載されています。多くの方が、これをフォルダーや箱に五十音順などに分けて管理しているのではないでしょうか。
名刺は顧客の基本情報です。数ヶ月、数年の内に相当な枚数が溜まってくるはずです。名刺という営業活動の成果が、机の中で埋もれたままになっていませんか。何気なく出会った人が、実は他部署の別の担当者にとって、重要なビジネスのキーマンであると想像したことはありませんか。同様に、今折衝している顧客ないし顧客に影響力のある誰かと、他部署の別の担当に接点があるかもしれません。この情報を事前にキャッチできれば営業展開も変化してくるはずです。

このように、ビジネスの展開の上で会社の財産と言える「顧客の基本情報」が、未だに紙の上の「文字列」のままで、「データ」として、営業戦略に全く活用されていないことが多いのではないでしょうか。
ここでは、名刺のデータ化によるメリットは何か、また名刺の情報をデータに変えるための方法について、説明します。

Step1 名刺はデータであると意識する

名刺は紙でできており、基本同じ大きさ形、厚さで、整理しやすいように統一されていることがほとんどです。まずは、これを箱やフォルダーにしまうというアナログな名刺管理から脱却しましょう。
名刺をデータ化すれば、記載された情報をあらゆる場面で検索し、活用することが用意になります。名刺を整理するとは五十音順に並べ替えて机の引き出しにしまっておくことではなく、データにして管理するということであると意識を変える必要があります。

Step2 名刺の情報をデータに変える

次に、名刺の情報をデータに変える方法をご紹介します。
名刺の文字情報をデータに変えるアプリや機器は既に登場しています。例えばスマートフォンのアプリには、OCR(自動文字認識)を利用して、名刺の写真を取るだけで、名刺情報をデータ化してくれるものや、撮影した名刺情報を元に、人の手でデータ化してくれるものなどがあります。

会社名や所属、氏名がデータ化されると、パソコンや携帯端末のアプリで処理が可能になります。グループ分けや、重要度別に分類が可能になり、電話番号や住所の検索も素早くできるので、業務が格段に効率化します。
ただ、この状態だと、データは個人のものです。それはそれで良いのですが、できれば次のステージに上りましょう。次のステップは名刺の情報の共有化にです。

名刺の情報をデータに変える

Step3 情報の共有化

次は名刺データを、社内の誰もが必要な時に素早く検索をかけることができるようデータベース化すれば、名刺データをビジネスで最大限活用することができます。

例えばあなたがA社との新規取引を目指し、アプローチしているとします。この時、全社的に名刺の情報がデータベース化されていれば、A社をキーに他部署の誰かが過去に接触をしていなかったか、もしくは現在接触しているかを確認することができます。これはいわば人脈の可視化と言えるでしょう。
特に経営層や役員の場合、会食やイベントなどで横のつながりを持っていることも多いため、あなたがターゲットしているA社の部署のキーマンと、過去に接点があったかもしれません。このことが事前にわかれば、アポが取りやすくなったり、商談を良い方向に進めたりすることもできるかもしれません。

情報の共有化

Step4 名刺データの活用によりセールスチャンスを広げる

さらに、データベース化された顧客情報の活用方法は、アイデア次第で多様に広がるはずです。
例えば、名刺リストをグループに分けてメールを一括配信したり、名刺データと営業日報をリンクさせて部署を横断して共有化したりすることもできます。
名刺を最大限に活用すれば、ビジネスチャンスはどんどん広がっていくのです。
名刺交換とは情報交換であり、得た情報は会社の財産として活用してくことが当たり前の時代になっていると言えるでしょう。

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この記事の情報は2019年11月13日のものです
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