名刺のデータ化にはスキャナーの精度が大切 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

名刺のデータ化にはスキャナーの精度が大切

投稿日:2016年04月12日  最終更新日: 2017年09月21日
目次名刺のデザインはさまざまスキャナーの正確さがデータ化の精度に影響 名刺のデザインはさまざま 名刺ホルダーをお持ちの方は、ホルダーに入っている名刺を見比べてみてください。さまざまなデザインがあることがお分かりになるかと…

名刺のデザインはさまざま

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名刺ホルダーをお持ちの方は、ホルダーに入っている名刺を見比べてみてください。さまざまなデザインがあることがお分かりになるかと思います。
このように、名刺のデザインはさまざまです。ロゴや社是など多くの情報が記載されている名刺から、会社名と役職、氏名と連絡先だけが記載されているシンプルな名刺まで、実に多種多様です。コスト削減の中で名刺の印刷コストも減らされているので少なくなってきていますが、エンボスのような加工がされている名刺も見かけます。
名刺のデザインの種類が豊富にあることで、会社ごとの個性が表現されているといえます。目視で名刺を探す際には、個性がある名刺のほうが見つけやすいというメリットがありますよ。
ところが、名刺をデータ化するとなれば、事情は一変します。データ化するなら、名刺のデザインはただ一通りであったほうが都合が良いのです。それもそのはず、人間は異なるタイプの表現がされていても内容を吟味できますが、機械は変化を嫌うからです。もし世界中の名刺が統一デザインになれば、名刺のデータ化は格段にラクになるでしょう。ただ、現実には名刺デザインが統一される気配はありません。人間が適切なデータ化の方法を考えてやる必要があります。
データ化した名刺は原則としてシュレッダーにかけることが望ましいです。紙媒体の名刺を残しておくと、個人情報の流出リスクが懸念されるからです。ところが、紙媒体の名刺をシュレッダーにかけた後で、データ化が不適切だとわかれば、困りますよね。さすがに全くデータ化できていなければ気付きやすいのですが、誤ったデータ化をしているケースでは、後々にデータ検索をする段階まで気づかないことがあります。個人情報の管理を重視した結果、貴重な名刺情報が失われないようにしたいですね。

スキャナーの正確さがデータ化の精度に影響

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さまざまなデザインがある名刺を適切にデータ化するためには、正確にスキャンを行う必要があります。もしスキャン画像が鮮明でなければ、名刺管理アプリなどがデータ化する際に、ある情報を別の情報と混同してしまいかねません。人力OCRを用いているケースでも、人間がデータ入力を行おうとする段階で、必要な情報が途中で途切れていたり、メールアドレスやURLの一部の文字がつぶれていたりすれば、適切な入力が行えないことになります。
そこで、名刺をデータ化する際には、スキャナーの正確さが高いことを重視してください。スキャナーの正確さが高ければ、たとえ細かな文字や画像が含まれている名刺があったとしても、適切なデータ化ができる可能性が高まります。
名刺のデータ化をするにあたり、どの名刺管理アプリを使うのかなどを検討する際には、複数のスキャナーを用いてテストしてみても良いでしょう。こうすることで、アプリの精度に問題があるのか、スキャナーを変えたほうが良いのかを判断できます。うまく名刺をデータ化できていないケースでも、スキャン精度が上がればデータ化の精度も上がることがあります。データ化の失敗をすべてアプリのせいにせずに、スキャナーの性能が十分かどうかもチェックしてみましょう。
さらに、スキャンする際には人間がスキャナーを適切に手入れできているかどうかも確認してくださいね。名刺のデータ化に利用するスキャナーには、特に高い制度が求められます。そのため、振動やホコリの蓄積などによって少しずつ精度が下がってきたスキャナーを、人間が適切な手入れをして性能を回復させてやる必要があります。そういえばしばらくスキャナーの手入れをした覚えがないな、という方は、すぐに手入れを始めて、スキャン精度を回復させましょう。

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この記事の情報は2017年09月21日のものです

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