名刺管理で見なおす働き方改革

パソコンに保存した名刺データをスマートフォンでも共有する「TantCard」

投稿日:  最終更新日: 2017年12月13日
目次TantCardTantCard2のセットアップには、DocuWorksが必要名刺データの読み取りはパソコン上から実行読取の精度は30%くらいスマートフォンへはUSB経由でデータを移動インポート作業、最後はスマートフ…

パソコンで管理している名刺情報を、スマートフォンからも閲覧・使用することができる。それが、「TantCard for Android」だ。

<詳細URL>TantCard for Android

ただしTantCard for Androidは、アプリ単体では機能しない。あくまでも、パソコンに名刺管理ソフト「TantCard2」がインストールされていることが必要である。そのため、まずはTantCard2をパソコンにインストールしよう。

TantCard2のセットアップには、DocuWorksが必要

TantCard2は、ドキュメント管理ソフトである「DocuWorks」ユーザー向けのソフトウェアだ。そのためTantCard2を使うには、DocuWorks(バージョン6.2以上)をパソコンにインストールしている必要がある。TantCard2は名刺データをDocuWorksへ取り込むための、プラグインソフトとなっているのだ。

まずは、DocuWorks(http://www.fujixerox.co.jp/product/software/promotion/docuworks/)とTantCard2(http://www.shimoda-oa.co.jp/tantcard/index.html)を専用サイトからインストールしよう。ただし先にDocuWorksをインストールしないと、TandCard2はセットアップできない。

インストール後にダウンロードファイル内からセットアップファイルをクリックすれば、DocuWorksのセットアップが実行される。

いずれのソフトも、容量は200MBを超えている。そのため公衆無線LANや携帯テザリングなど、回線速度の遅い状況下ではインストールにかなり時間が掛かるので注意が必要だ。
「TantCard for Android」を機に初めて使用しようという場合、わざわざスマートフォンでの名刺管理のために行う作業としては手間に感じるかもしれない。

名刺データの読み取りはパソコン上から実行

DocuWorksで名刺データを読み込むには、スキャナが必要となる。DocuWorksは富士ゼロックス社製ながら、スキャナの種類は不問だ。
今回は、EPSON社製の「EP-802」を使用してみた。名刺はランダムに配置して構わないと説明にはあったが、念のため縦に整理して配置・スキャニングしてみる。

名刺をセットしたらDocuworksを起動して、「TantCard2名刺登録」をクリックすると、名刺登録したいデータの選択画面が開く。そこで、「スキャナ」をクリックすればスキャンが開始される。

スキャンが完了すると、一覧に読み取ったデータ画像が追加される。チェックが付いているのを確認したら、「文字認識」をクリックすると画像から名刺上のデータを読み取ってくれる。

読取の精度は30%くらい

読取りが終わると、結果一覧として各名刺あのデータが表示される。日本語は比較的高い精度だが、数字と英字は厳しいようだ。中には、読み取れずに空白となるものもあった。背景色や文字フォントなどにもよるのかもしれないが、電話番号とメールアドレスは全て編集が必要となった。

「登録」をクリックすれば、読み取ったデータが保存される。

スマートフォンへはUSB経由でデータを移動

保存した名刺データをスマートフォンへ移行するには、パソコンとスマートフォンをUSB接続する必要がある。今ではスマートフォンをパソコンと接続する機械も少ないので、これは少々手間が掛かる。特に会社などでUSBの利用制限が掛かっている場合には、あらかじめ確認しておきたい。

DocuWorksで「【TantCard2】名刺検索」をクリックし、スマートフォンへインポートしたい名刺データを検索する。検索結果が表示されたら、インポートしたい名刺データにチェクを付けて「iPhone/Android」をクリックする。

すると「TandCard.db」ファイルが作成されるので、このデータをスマートフォンの「TantCard」フォルダへ移動する。この時点で、スマートフォンがパソコンとUSB接続されている必要がある。またアプリ「TantCard for Android」も事前にインストールしておかないと、移動先のフォルダはスマートフォンに作成されていない。

インポート作業、最後はスマートフォンアプリから

最後の操作は、スマートフォンのアプリ上から行う。
USB接続を解除してアプリを起動したら「TantCardデータをインポートする」をタップして、先ほどTantCardフォルダへ移動したファイルを選べば、名刺データがアプリにインポートされる。

インポートが完了すると、インポートされた連絡先が一覧で表示される。

インポートデータはアプリの「連絡先」から確認することができ、直接メールや電話発信などが可能だ。また連絡先情報が多くなっても、文字列での検索もできるので検索性には優れているといえる。
またデータ内容に誤りがあれば、アプリ上から変更することができる。相手の電話番号が変わったなどの際には、再びパソコン上でスキャニングから行わなくても良いので助かるだろう。

まとめ

名刺管理を会社のパソコンで行っているという人にとっては、わざわざ手入力するのと比較して便利といえる。ただあくまでスマートフォンでの情報管理という観点から見ると、OCR機能のある名刺認識アプリと比べて使い勝手は悪い。

「パソコンでの管理をメインに、外にも一応データを共有して持ち出したい」

という方が、ユーザーとしては適しているようだ。

この記事の情報は2017年12月13日のものです

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