名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理サービスを中小企業やベンチャー企業こそ利用すべき理由とは?

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名刺管理サービスは、企業の業務効率化に貢献するサービスの一つですが、比較的新しいサービスゆえに、コストやセキュリティ面に対する不安は拭えず導入を躊躇している方もいるのでは? この記事では、特に中小企業が名刺管理サービスを利用するメリットやデメリットについて説明し、導入しやすい名刺管理サービスを紹介します。

名刺管理は、企業にとってビジネスチャンスの拡大につながる重要な業務です。かつては社員個人に任せているケースが大半でしたが、近年ではその重要性が改めて見直され、名刺管理ツールを導入して全社的に管理しようという動きが活発化しています。

「名刺管理ツールは多くの社員を抱える大企業が導入するもの」と思われるかもしれませんが、それは誤解というもの。むしろ中企業やベンチャー企業こそ、名刺管理ツールを積極的に活用すべきです。ここでは、名刺管理ツールが中小・ベンチャー企業にもたらすメリットや、おすすめの名刺管理ツールについて紹介します。

名刺管理サービスの導入企業が急増中!

名刺管理サービスとは、ビジネスパーソンが日々、多くの人と交換する「名刺」を、ビジネスチャンス獲得や人脈拡大のためのツールとして有効活用するためのサービスの総称です。スマートフォンで活用するアプリやPC用ソフトフェア、個人向けから法人向けまで、世界中で多種多様なサービスが提供されています。

名刺管理サービスが登場し始めたのは2000年代後半のことですが、シードプランニング社が発表した以下のデータが示すように、近年、国内の市場規模は急激に拡大しています。

名刺管理サービス市場規模予測(単位:億円)

2014年 2015年 2016年 2017年 2018年 2022年(予測)
20.8 32.6 62.0 85.4 110 136
出典:シードプランニング社ニュースリリース(2016年9月、2018年11月)
https://www.seedplanning.co.jp/press/2016/2016091601.html
https://www.seedplanning.co.jp/press/2018/2018112101.html

ちなみに、同社の2016年の調査では、2020年の市場規模は「68億円」と予測されていました。その予測を前倒しで達成し、2022年には倍近くまで拡大することが予測されていることから、市場規模が急激に伸びていることが見受けられます。

現状では、名刺管理サービスの主流といえば、ビジネスパーソン個人が主に無料で利用する名刺管理アプリですが、株式会社サンブリッジの調査によると、近年では、企業全体で導入するケースも増えていることがわかります。

名刺管理ツールの導入比率

2016年調査 2017年調査
名刺管理ツールを導入済み 9.8% 11.8%
名刺管理ツールの導入を検討中 (選択肢なし) 3.2%
名刺管理ツールを導入していない 90.2% 85.0%
出典:サンブリッジ社ニュースリリース(2017年9月)
https://www.sunbridge.com/news/meishi_report_2017/

名刺管理サービスが中小企業やベンチャー企業にもたらすメリット

名刺管理をビジネスパーソン個人ではなく、会社全体で行う目的は、社員一人ひとりが持つ名刺を全社の“共有財産”として有効活用することにあります。
名刺管理サービスは、その入力や検索などの管理に費やす労力を軽減するためのツールとして導入されることも多く、社員数の少ない中小企業やベンチャー企業にとっては、あまり縁がないと思われがちです。
しかし、名刺管理ツールの機能は、中小・ベンチャー企業にも様々なメリットをもたらします。ここからは、名刺管理ルーツが中小・ベンチャー企業の抱える課題解決にいかに役立つかを見ていきましょう。

1.人手をかけずに名刺管理ができる

名刺交換は、ビジネスパーソンにとって日常的な行為であり、意識しないうちに大量に溜まってしまいます。これは大企業だけでなく、中小・ベンチャー企業でも同様です。
交換した名刺を一枚一枚手入力でデータ化するのは、多大な手間と時間を要します。間接部門に多くのスタッフを擁する大企業であればともかく、人手不足が深刻化している中小・ベンチャー企業では、名刺交換した本人が本業の合間を縫って入力するしかなく、結果として放置されたり、本来やるべき業務が後回しになったりしかねません。
名刺管理サービスを導入することで、こうした労力を軽減でき、人手をかけることなく名刺管理が可能になります。人手が足らない中小・ベンチャー企業こそ、名刺管理サービスを導入する意義があるといえるでしょう。

2.社員一人ひとりが築いた人脈を全社化できる

名刺管理サービスのメリットは、社員一人ひとりが築いた人脈を全社で共有できること。このメリットは、余剰スタッフが少なく、社員それぞれが多くのタスクを抱えて社内外を飛び回っている中小・ベンチャー企業にとってこそ、大きな意義があります。
例えば、ある人に急ぎの用が生じた際、その連絡先を把握している担当社員が不在だと連絡が取れません。名刺管理サービスを導入していれば、社員の人脈を全社化できているため、担当社員が不在でも業務が停滞することがありません。

3.ビジネスチャンスにつながる情報が自動でタイムリーに入手可能

名刺管理サービスには、名刺に記載された企業名や組織名に基づき、関連するニュースや人事情報などを自動的に配信してくれるニュース機能が搭載されているものもあります。こうした情報の中には、新たなビジネスチャンスが潜んでいることが少なくありません。大手企業のように、マーケティング情報を収集する専門部署を持たない中小・ベンチャー企業にとって、これらの機能は営業力強化の大きな武器になり得るでしょう。
特に、技術開発のスピードが重視されるベンチャー企業にとっては、タイムリーな技術動向の把握や、新たな技術提携先を探索したりする上で貴重なツールとなるはずです。

4.SNSとの連携で人脈づくりを効率化

社内リソースが限定的な中小企業やベンチャー企業にとって、社外との人脈づくりは“生命線”ともいえる重要なもの。新規取引先はもちろん、技術・業務提携先となるパートナーや資金調達先を探す上でも、いかに幅広い人脈を築くかが問われます。
とはいえ、知名度の低い中小企業や、社歴の浅いベンチャー企業にとっては、新たな人脈を築くのも用意ではありません。そこで役立つのが、名刺管理サービスのSNS機能です。
近年の名刺管理サービスには、ユーザー同士をつなぐSNSが整備されているものや、大規模なビジネスSNSと連携しているものが少なくありません。これらをうまく活用すれば、1枚の名刺をきっかけに、幅広い人脈を築くことも可能です。

導入しやすい名刺管理サービスは?

名刺管理サービスには多種多様なサービスがあり、これから導入を検討しようとする中小企業やベンチャー企業にとっては、どれを選ぶべきか迷うかもしれません。
そこで、数ある名刺管理サービスの中から代表的なものをピックアップし、機能やメリットはもちろん、気になる導入コストや導入済み企業についても紹介します。

Sansan(サンサン)

「Sansan(サンサン)」はSansan株式会社が提供する名刺管理サービスです。テレビCMの効果もあって、現在、国内で最も知られている名刺管理サービスといえるでしょう。
名刺をスキャンするだけで、名刺情報のデータ化に加えて人脈のデータベース化が可能。クラウド型アプリケーションでデータを共有できるのはもちろん、人事異動情報の自動通知など営業活動に役立つ機能も充実しています。
利用企業数は6,000社※を超えており、中小企業規模での導入先は株式会社神戸デジタル・ラボ、トレジャーデータ株式会社、かわにしの丘 しずお農場など、枚挙にいとまがありません。
導入コストは「初期費用(ライセンス費用×12カ月)」「導入支援費用」「ライセンス費用(月額)」「スキャナ費用(1万円/月)」がかかり、企業やプランによって異なるため見積もりが必要になります。

※利用企業数は、クラウド型名刺管理サービス「Sansan」および名刺アプリ「Eight」の企業向けサービス「Eight企業向けプレミアム」をご利用いただいている契約数の合計。

Eight(エイト)企業向けプレミアム

「Eight(エイト)企業向けプレミアム」は、「Sansan」と同じくSansan株式会社が提供する無料の名刺管理アプリ「Eight(エイト)」の企業向けプランです。「Eight」の基本機能に加えて、社内のEightユーザーが保有する名刺情報を共有でき、営業活動の幅を広げることが期待できます。
導入コストは、毎月の基本使用料が10,000円+アカウント料400円/人で、年間契約が条件となりますが、初期費用などはかかりません。「Sansan」よりもリーズナブルなため、中小企業やベンチャー企業向けといえるかもしれません。主な導入企業としては、株式会社坪井三郎商店、株式会社Synamon、株式会社オルツなどが紹介されています。

ホットプロファイル

「ホットプロファイル」は、株式会社ハンモックが提供する名刺管理サービスです。
その特徴は、「名刺管理」「営業支援(SFA)」「マーケティング」という3つの要素を連動させ、優良な見込み客の発掘などを通じて売上向上をサポートしてくれること。特に営業力強化を課題とする中小企業・ベンチャー企業にとっては、強い味方になりそうです。
使用料金は、名刺管理機能のみで月額3,000円、営業支援ツールとのパックで月額4,500円が基本で、初期費用などはかかりません。
公式サイトの情報によると、現在、950社以上に導入されており、主な導入企業は、株式会社リサーチ・アンド・ディベロプメント、株式会社ecbeing、株式会社エムエム総研などです。

Phone Appli for Salesforce(フォンアプリ フォー セールスフォース)

「PhoneAppli for Salesforce(フォンアプリ フォー セールスフォース)」は、Web電話帳サービスを主軸とする株式会社Phone Appliの名刺管理サービスです。名刺をスマホで撮影するだけで連絡先として登録し、クラウドで一元管理できます。また、世界シェアトップのCRM(顧客管理)ツール「Salesforce(セールスフォース)」と連携しており、Salesforceに登録されている連絡先を登録に登録してくれるため、グローバルなビジネス展開を模索するベンチャー企業には特にオススメです。
初期登録費用1万5千円、1ユーザー当たりの月額使用料は300円(5ユーザーからの契約)というリーズナブルさも魅力で、toBeマーケティング株式会社、Mipox株式会社などが導入しています。

SmartVisca(スマートビスカ)

「SmartVisca(スマートビスカ)」は、株式会社サンブリッジが提供する名刺管理サービスです。サンブリッジ社は、前述した「Salesforce」を提供するセールスフォース・ドットコム社の主要パートナーであり、「SmartVisca」も「Salesforce」のプラットフォーム上で運用されるため、全社的な顧客管理に有効です。
導入費用としては、初期費用5万円と、顧客規模に応じたプランごとの月額使用料(営業担当者10名までのベーシックプランの場合で1万円)がかかります。
主な導入企業は株式会社フロムスクラッチ、株式会社ウィルゲート、株式会社日本パレットレンタル株式会社などです。

法人向けの名刺管理サービスは、ここで紹介したもの以外にも様々なものが提供されています。当サイトでは、現在、国内で利用できる主要な法人向け名刺管理サービスを徹底比較していますので、ぜひ、参考にしてください。

→法人向け名刺管理アプリの比較は以下記事を参照ください。
【徹底比較】名刺管理まるわかりガイド(2019年最新版)

まとめ

中小企業やベンチャー企業にとって、名刺管理サービスがいかに有用なツールかを解説してきました。
中小企業やベンチャー企業では、人材不足もさることながら、コスト不足も深刻な課題であり、新しいシステムの導入も容易には決断できないかもしれません。今回、紹介した名刺管理サービスは、導入コストもそれほどは高くないものばかり。機能や容量が限定された無料サービスや、お試し期間が用意されているサービスもあるので、それらをうまく活用しながら、名刺管理サービスの導入を検討してみてはいかがでしょう。

この記事の情報は2019年05月16日のものです

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