名刺管理で見なおす働き方改革

名刺データを入力代行してくれる名刺管理アプリ「名刺秘書」

投稿日:  最終更新日: 2019年11月19日
目次名刺秘書名刺情報の入力が有料の名刺管理アプリ「名刺秘書」非常にシンプルな操作の名刺読み取り機能名刺情報の入力は正確 名刺秘書 製品名:名刺秘書 開発元:クレヨンソフト株式会社 価格・利用体系0円: AppStore:…

「名刺を管理する」手法としては、紙のまま管理する方法と、デジタルで管理する方法の2つに大別される。

紙のまま管理する場合、交換した名刺をそのままファイル等にしまうだけなので、”データベースに登録する”手間はさほどかからない。その代わり後で探す時や、年賀状の送付するなど名刺のデータを活用するときが大変だ。

そのため、名刺管理アプリやExcel、Evernoteなどクラウドサービスで名刺管理している方も多いのではないだろうか。

しかし、名刺管理をデジタルで行うとなると、交換する名刺が多ければ多いほど、今度は名刺情報の入力の手間がどうしても管理のネックになる。自動的に名刺に印刷された文字を認識しテキスト化を行うOCRの技術が発達したとはいえ、レイアウトが千差万別な名刺の場合、読み取りが苦手なケースも多く存在し、正確なデータにするにはどうしても自ら情報を修正する作業が必要になってくる。

そのような入力の手間をまるまるアウトソースできるのが、今回紹介する名刺管理サービス「名刺秘書」だ。

Android端末などで名刺を撮影すると、その名刺データを在宅ワーカーが手入力してくれるという仕組みとなっている。

 

名刺情報の入力が有料の名刺管理アプリ「名刺秘書」

名刺管理アプリ 詳細URL
Android向け 「名刺秘書」:Google play(価格:無料)
iPhone向け 「名刺秘書」:iTunes(価格:無料)

早速、Android端末を使い、Google playより名刺秘書をダウンロードし、インストールしてみる。350KB強の軽いアプリケーションなので、ダウンロードにかかる時間は非常に短い。

名刺秘書ダウンロード画面

Google playから名刺秘書をダウンロードする

インストールが完了した名刺秘書を起動すると、まずはアカウント登録を促される。但し、画面に表示される「名刺秘書のアカウント取得」のリンク先は通常のPCサイトで入力項目も多いため、アカウント登録はPCで行った方が楽だ。

名刺秘書の初回起動画面

インストール後起動すると、まずアカウント取得を促される

本アプリの利用自体は無料だが、名刺情報をデータ化するには1枚毎に料金が発生するので料金体系は事前に本アプリのHPを確認しておこう。名刺データの入力には1枚 26円〜46円の費用が発生し、銀行振込又はクレジットカードでの支払いとなる。

また、本アプリで名刺管理を行う上でデータ化を依頼せずに利用することはできないため(データ化完了後に撮影した名刺がアプリ上に表示される)、データ入力の手間を完全に省きたいという方に適した名刺管理アプリといえる。

 

非常にシンプルな操作の名刺読み取り機能

さて、アカウントの登録が完了したら、IDやパスワードなど入力しログイン。

名刺秘書ログイン画面

アカウント登録後、利用が可能となる

ログインが完了すると、上部に検索ボックスと下部に3つのボタンが並んだ非常にシンプルなインターフェースが表示される。

まずは、「撮影」ボタンから名刺の読み込みを始める。

シンプルなインターフェース

非常にシンプルなインターフェース。まずは撮影ボタンで名刺の読み込みを始める

名刺秘書で、Android端末を使った名刺の読み込むステップは3つ。

「名刺を撮影」ボタンをタップするとカメラが起動し、撮影ボタンで名刺を撮影する。次の2つのステップは任意の項目なためステップを省いて、次の名刺読み取りに進む事もできるが、グループ分けやメモなど名刺情報を活用する際に便利な機能なので一定のルールで入れてみるのもいいだろう。ちなみに、グループは自由に設定する事ができる。

名刺読み取り画面

名刺を読み取るには「名刺を撮影」ボタンからカメラを起動し撮影するだけ

名刺の撮影、メモの入力などが完了したら、「送信する」をタップする。その後、送信履歴等の画面に遷移する事も無く、送った名刺の状態を確認する画面も存在しないようなので、データ化の状況がどうなっているのかが若干不安になる。但し、PC側の管理画面では状況が確認できるので、あくまでもスマホ用のアプリケーションはPCの補助的ツールという位置付けが垣間見える。

また、続けて名刺を読み込むには、画面下部の「撮影」ボタンをタップしよう。Androidユーザーなら自然に触ってしまうネイティブの戻るボタンを間違えてタップすると、アカウント取得を促す画面に戻ってしまうので、注意が必要だ。

名刺の撮影完了画面

名刺の撮影が完了したら「送信する」をタップ。続けて名刺を読み込むには下部の「撮影」ボタンをタップする

名刺情報を送信後、メニューの「名刺」ボタンをタップし名刺一覧の画面に戻るが、読み取ったはずの名刺は表示されず、以前名刺は0件のままだ。但し前述の通り、データ化が完了するまで名刺画像の確認や自身での編集などはできないため、一旦データ化が完了するのを待つ事になる。

 

名刺情報の入力は正確

約1時間半後にデータ化が完了し、ようやく表示された。

入力された名刺情報はさすが手入力の名刺管理サービスだけあって正確だ。OCRではなかなか認識が難しいタイプの名刺を使ってみたが、入力の間違えは一切無かった。

名刺管理において、とにかく入力の手間を省きたいという方にはおすすめの名刺管理アプリだ。

名刺情報表示画面

入力が完了した名刺情報。手入力だけあって情報は正確

※記事中に使用した名刺は本記事用に作成したものであり、会社名、氏名等架空のものです

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この記事の情報は2019年11月19日のものです

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